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L'intégration des données, dans le contexte des systèmes RH, permet de partager automatiquement les données relatives aux emplois, aux candidats et aux employés entre les applications RH ou de centraliser les données dans une base de données à partir de différentes sources.
L'intégration et l'automatisation des données représentent la prochaine vague d'amélioration de l'efficacité et de la productivité des RH. Grâce à l'intégration des données, les professionnels des RH peuvent se concentrer sur les questions stratégiques qui font progresser l'entreprise, au lieu de perdre du temps à saisir manuellement des données en double entre les applications RH. Voici ce que vous devez savoir sur la façon dont l'intégration des données RH peut aider votre entreprise.
Les professionnels des ressources humaines aiment leurs applications. Pour gérer et développer les entreprises, les services RH ont besoin d'applications pour rechercher des candidats, s'occuper du recrutement, gérer les employés et les rémunérer. Le nombre d'applications augmente chaque année à mesure que les entreprises remplacent leurs anciens systèmes, fusionnent avec d'autres entités et opèrent dans différents pays. "En moyenne, les grands services de ressources humaines disposent aujourd'hui de 11 systèmes d'enregistrement", écrit Josh Bersin pour Human Resource Executive.
Alors que les logiciels de RH améliorent la productivité, le principal problème du modèle SaaS est que les données résident dans des silos déconnectés dans le nuage. Le cloisonnement signifie que les données des employés doivent être réintroduites manuellement d'un programme à l'autre chaque fois qu'une nouvelle recrue est ajoutée. Cela représente un sérieux frein à l'efficacité. De plus, les données des employés doivent être mises à jour dans plusieurs programmes lorsqu'un simple changement d'adresse se produit. Il est également impossible d'établir des rapports complets si l'organisation ne peut pas voir l'ensemble du tableau.
"L'intégration des données RH résout le problème des silos de données en partageant automatiquement les données entre les applications.
L'intégration des données peut améliorer de manière significative le moral des départements RH en rationalisant les processus et en permettant aux professionnels des RH de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.
En automatisant les tâches d'intégration des données, telles que l'élimination de la double saisie manuelle et la synchronisation des données entre les différents systèmes de ressources humaines, les professionnels peuvent économiser un temps et des efforts précieux. Cette réduction des charges administratives leur permet de consacrer plus d'attention à l'analyse des tendances et des enseignements tirés des données intégrées."
Consultez le profil d'entreprise de Flexspring, "Pourquoi l'intégration des données RH ?", qui présente une étude de cas sur l'intégration des données client avec Don Oleski, directeur informatique de MAPEI Americas.
Avec l'intégration des données des RH, les scénarios les plus courants impliquent le partage des données d'un programme à l'autre. Tout flux de travail dans lequel votre équipe passe actuellement des documents d'un bureau à l'autre ou saisit manuellement des données d'un écran à l'autre dans les applications RH peut être rationalisé grâce au partage automatique des données. Dès que les données des employés sont saisies ou mises à jour dans un programme, ces données apparaissent automatiquement dans chaque application connectée, ce qui vous assure une continuité des données tout au long de votre flux de travail RH.
Il y a toujours au moins deux côtés à toute intégration de données. Vous devez extraire des données d'une application source et les pousser vers une application cible. Cela semble assez facile, non ?
Le défi est qu'il n'y a pas deux logiciels qui nomment leurs champs de base de données de la même manière, et qu'il n'y a pas deux logiciels qui traitent les données de la même manière. Les données sources doivent souvent être transformées et mappées pour répondre aux besoins de données uniques d'une application cible. Par exemple, lors de l'intégration des nouvelles embauches de Greenhouse à ADP pour la paie, il est crucial de savoir que les données du champ "jobs.name" Greenhouse doivent correspondre au champ "Job Title" ADP et que "SSN" correspond à "Tax ID".
Ajoutez maintenant la complexité que presque chaque application RH - en tant que fonctionnalité - a donné aux professionnels des RH la possibilité de créer des champs personnalisés propres à leur activité et vous comprendrez pourquoi presque chaque intégration nécessite un certain degré de personnalisation.
Il y a quelques années, l'intégration des données nécessitait qu'une équipe informatique interne ou une équipe externe de consultants en intégration écrivent des scripts personnalisés pour extraire des données d'une application et écrire des scripts personnalisés pour pousser les données dans l'autre application. Cela demandait beaucoup de temps et de ressources. En effet, l'intégration de données était autrefois un processus lent et douloureux. Et lorsque l'API était mise à jour ou que quelqu'un modifiait un champ personnalisé dans la base de données, les scripts d'intégration étaient interrompus.
Pour faciliter l'intégration des données RH, les experts de Flexspring ont ajouté une solution middleware pour gérer le mappage complexe des données. Désormais, des connecteurs prédéfinis extraient les données de l'application source et la plateforme middleware mappe et transforme les données à l'aide de règles métier illimitées. Ensuite, un connecteur préconstruit pousse les données dans l'application cible.
Flexspring iPaaS (plateforme d'intégration en tant que service) a été conçue exclusivement pour répondre aux exigences complexes des logiciels RH et accélérer l'intégration. Grâce aux connecteurs clés en main et personnalisés fonctionnant sur Flexspring iPaaS, les intégrations de données qui prenaient auparavant six mois sont désormais réalisées en deux à six semaines.
Flexspring est à l'origine d'une approche d'intégration des données qui propose des connecteurs clés en main et des connecteurs personnalisés. Les connecteurs clés en main fonctionnent dès leur sortie de l'emballage pour un ensemble de champs standard. Les connecteurs personnalisés peuvent être modifiés pour répondre aux besoins uniques d'une entreprise et incorporer des champs personnalisés.
L'intégration des systèmes RH offre de nombreux avantages aux organisations, leur permettant d'optimiser leur gestion des ressources humaines. En exploitant la puissance de l'intégration des données RH, les organisations peuvent débloquer ces avantages, optimiser leurs opérations RH et favoriser la réussite globale de l'entreprise. Voici un aperçu de sept avantages clés :
Tout flux de travail dans lequel votre équipe passe actuellement des documents d'un bureau à l'autre ou saisit manuellement des données d'un écran à l'autre dans les applications RH peut être rationalisé grâce au partage automatique des données.
"Au fur et à mesure que la taille et la complexité d'une entreprise augmentent, je constate que la saisie manuelle des données est une procédure de plus en plus coûteuse et difficile. Elle n'est pas évolutive car les efforts manuels ne peuvent pas suivre le volume croissant des données RH. Au lieu d'être accablés par des activités monotones de saisie de données, les professionnels des ressources humaines devraient se concentrer sur des objectifs stratégiques.
L'intégration des données permet de partager automatiquement les données d'une application source avec une application cible. Par exemple, dès qu'un responsable de l'embauche appuie sur le bouton d'embauche de votre ATS, toutes les données relatives aux employés nécessaires au traitement de la paie peuvent être envoyées à votre application de paie. L'intégration de nouveaux employés peut devenir instantanée au lieu de nécessiter des heures de double saisie manuelle des données.
Selon la quantité de données sur les candidats et les employés que votre entreprise gère, l'intégration des données peut permettre d'économiser plusieurs jours de travail par mois ou même plusieurs employés à temps plein, ce qui vaut la peine.
"L'intégration des données peut améliorer considérablement le moral des départements RH en libérant des ressources et en permettant aux professionnels des RH de concentrer leur énergie sur des tâches stratégiques.
Par exemple, l'intégration des données des sites d'emploi dans un système tel que le SGRH (système de gestion des ressources humaines) donne un accès instantané aux dossiers des candidats, ce qui réduit le temps passé à les conserver. Cela permet non seulement aux recruteurs et aux gestionnaires d'embauche de se concentrer sur des activités plus utiles, telles que l'organisation d'entretiens ou la fourniture de services de conseil qui favorisent la croissance de l'organisation, mais aussi d'éliminer les erreurs dues à la double saisie manuelle des données.
L'intégration des données permet en fin de compte de gagner du temps, d'accroître la précision des opérations et de prendre des décisions rapides, ce qui se traduit par une amélioration du moral des employés".
L'intégration des données permet aux professionnels des ressources humaines de se concentrer sur les tâches stratégiques qui contribuent à la croissance de votre entreprise. L'intégration des données en temps réel permet également d'assurer la continuité des données dans l'ensemble de l'organisation. Votre équipe RH n'a plus besoin d'attendre que les enregistrements soient saisis, ni de vérifier auprès d'autres personnes si elles peuvent exécuter des rapports sur des ensembles de données mis à jour.
Grâce à l'intégration des données RH, votre équipe RH peut se concentrer sur les tâches les plus importantes.
"L'intégration de Greenhouse à Predictive Index de Flexspring change la donne pour nous. Elle a permis de réduire à une minute ce qui était auparavant un processus de 10 à 20 minutes. Grâce à cette intégration, nous économisons facilement 10 heures par semaine sur l'examen des candidats.
Nous pouvons désormais recueillir davantage d'informations, élargir notre vivier de candidats et augmenter le nombre de postes à pourvoir chaque semaine. Déjà, nous constatons que notre temps pour pourvoir un poste diminue.
Simplement, si vous envoyez plus de 10 candidats par semaine à Predictive Index, vous le remarquerez. Si vous envoyez plus de 20 IP par semaine, vous serez ennuyé si vous n'avez pas cette intégration".
La saisie fastidieuse de dizaines de champs de données d'une application à l'autre entraîne généralement des fautes de frappe et des erreurs de saisie manuelle. L'intégration des données réduit considérablement les erreurs manuelles.
Et lorsqu'une erreur s'est produite, la modification d'un système peut entraîner la mise à jour de la correction dans d'autres applications RH, de sorte qu'il n'est plus nécessaire de parcourir tous vos systèmes pour vérifier les erreurs.
L'incohérence des données est l'un des problèmes auxquels sont confrontés les professionnels des ressources humaines lorsqu'ils saisissent à nouveau manuellement des données dans plusieurs applications de ressources humaines, y compris les applications de paie. La saisie manuelle augmente le risque d'erreurs et de divergences, ce qui se traduit par des informations incohérentes sur les salariés d'un système à l'autre. Ces incohérences ont un impact sur le calcul des salaires, l'administration des avantages sociaux et l'exactitude des rapports.
"Les professionnels des RH doivent consacrer plus de temps et d'efforts à la vérification et à la correction des incohérences dans les données, ce qui introduit des erreurs humaines potentielles. Pour relever ce défi, des solutions de gestion des données rationalisées et des systèmes RH intégrés sont essentiels pour minimiser les problèmes et garantir l'intégrité des données".
Les responsables des ressources humaines préfèrent travailler sur des éléments stratégiques qui permettent de développer une entreprise plutôt que de saisir manuellement des données. Tout le monde est heureux d'abandonner ce travail pénible. Les jeunes travailleurs, en particulier, sont les plus prompts à demander : "L'ordinateur ne peut-il pas faire ça pour nous ?
Avec l'intégration des données, ils ont raison.
"L'intégration de Taleo Enterprise à Oracle HCM de Flexspring nous permet d'économiser 20 à 40 heures par semaine, soit un employé à temps plein. Nous recevons des commentaires très positifs de la part des recruteurs et des services opérationnels. Ils n'ont plus besoin de toucher aux dossiers ou de jongler avec les formulaires papier pour les ressaisir manuellement. Les gens sont heureux d'abandonner ce travail fastidieux. On a le sentiment que cette intégration fait vraiment la différence ici".
"Selon moi, l'intégration des données permet aux professionnels des ressources humaines d'exploiter pleinement les données relatives aux employés afin d'améliorer et d'adapter l'expérience de ces derniers. Les départements RH peuvent acquérir une vision globale des besoins, des préférences et des opportunités de développement de carrière des employés en intégrant des technologies RH telles que la gestion de la performance, la gestion de l'apprentissage et les plateformes de feedback des employés.
Cette approche intégrée permet aux professionnels des RH de créer des initiatives personnalisées, des programmes de formation et des stratégies de reconnaissance qui renforcent l'appartenance et le bonheur des employés. Le moral et la motivation augmentent naturellement à mesure que les professionnels des RH constatent l'impact positif de leurs efforts sur l'engagement et la fidélisation des salariés."
L'intégration des données réduit la création de comptes d'utilisateurs inutiles, la duplication des profils d'employés et les personnes impliquées dans la saisie manuelle des données.
Grâce à l'intégration des données, moins de personnes ont besoin de toucher aux dossiers des employés et moins de personnes sont exposées aux données confidentielles des employés, ce qui augmente la sécurité.
Les autres intégrations de données de Flexspring ne stockent pas les données des employés. Elles se contentent de transmettre les paquets d'informations par le biais de connexions sécurisées. En fait, Flexspring est certifié conforme à la norme SOC 2 par l'AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) pour le traitement sécurisé des données.
Les intégrations de données ne prennent jamais de vacances ou ne nécessitent pas de congé de maladie. Une fois activées, les intégrations de données et les automatismes fonctionnent 24 heures sur 24.
Compte tenu du nombre élevé de personnes travaillant à distance, l'intégration des données garantit que les travailleurs ont toujours accès aux données les plus récentes et n'ont pas à deviner les rapports, le statut d'un candidat ou une offre d'emploi.
"L'automatisation de l'intégration des données entre nos processus RH et l'équipe comptable nous a apporté des avantages considérables. L'équipe comptable demande exactement les mêmes données chaque mois afin de préparer les états financiers. Dans une phase antérieure, les rapports nécessitaient beaucoup d'ajustements manuels pour que l'équipe comptable puisse les utiliser correctement.
Désormais, les rapports sont exportés ou introduits directement dans le système comptable, tels quels. Cela permet d'économiser un nombre incalculable d'heures, en particulier au début du mois.
En raison des acquisitions, des différents sites et des systèmes existants, de nombreuses organisations s'appuient sur plusieurs applications RH pour effectuer des tâches similaires. Il peut être impossible pour les dirigeants de voir l'ensemble de leur organisation sans un rapport complet à partir d'un ensemble de données unifiées.
L'intégration des données permet à plusieurs applications de contribuer à un entrepôt de données unifié au sein d'une entreprise, de sorte que des outils de reporting complets puissent fournir des rapports précis en temps réel.
"Je pense qu'il y a souvent un manque de synchronisation des données en temps réel entre les différents systèmes de ressources humaines lorsque les professionnels des ressources humaines réintègrent manuellement les données. Cela signifie que les mises à jour ou les modifications effectuées dans un système peuvent ne pas être instantanément reflétées dans les autres. Travailler sans intégration des données peut entraîner des erreurs et des divergences, générant confusion et inefficacité dans les processus RH."
Les systèmes RH se connectent par le biais de différentes méthodes pour permettre une intégration transparente des données. L'approche la plus courante est l'intégration d'API à API via le cloud, qui garantit un partage des données en temps quasi réel. Les API servent de passerelles de communication entre les applications RH, facilitant un échange de données rapide et fiable.
Cependant, toutes les applications RH ne disposent pas d'API complètes. Dans ce cas, on utilise des transferts de fichiers programmés, où les données sont exportées et importées à des intervalles prédéfinis. Si l'intégration par API est rapide et fiable, les transferts de fichiers programmés constituent une solution de contournement pour les API limitées ou les besoins en temps non réel. Les organisations doivent évaluer leurs systèmes RH pour déterminer la meilleure méthode d'intégration. L'objectif est d'établir un écosystème RH connecté où l'information circule de manière fluide, garantissant la précision et l'efficacité des processus RH.
Les applications RH étant très complexes et utilisant souvent plusieurs API pour extraire différents ensembles de données, l'intégration moderne des données se concentre sur les cas d'utilisation. Par exemple, le transfert des données de paie ADP vers le grand livre de NetSuite implique des données très différentes de celles des mises à jour des employés ADP vers NetSuite, qui peuvent inclure des changements d'adresse.
Certaines intégrations de données peuvent ne comporter que 14 champs. D'autres, 192 champs. Dans tous les cas, la cartographie des données et le partage automatique des données permettent aux professionnels des ressources humaines d'économiser le temps et les soucis liés à la ressaisie manuelle des données dans une autre application.
Flexspring a créé un livre blanc sur les 52 cas d'utilisation les plus populaires pour l'intégration des données que les départements RH utilisent pour rationaliser les processus RH. Ce livre blanc décrit également les cas d'utilisation les plus populaires par application logicielle. Vous pouvez voir des cas d'utilisation réels sur la façon dont différentes entreprises utilisent l'intégration des données pour augmenter la productivité et l'efficacité.
En conclusion, l'intégration des données RH offre de nombreux avantages qui permettent aux organisations d'optimiser leur gestion des ressources humaines. En exploitant la puissance de l'intégration des données RH, les entreprises peuvent accroître leur productivité, éliminer les erreurs manuelles, améliorer la sécurité des données et établir des rapports complets. L'intégration des systèmes RH élimine les doubles saisies manuelles fastidieuses, ce qui permet aux professionnels des RH de se concentrer sur les tâches stratégiques qui stimulent la croissance de l'entreprise.
Grâce à une intégration transparente des données, les équipes RH peuvent rationaliser les flux de travail, accroître l'efficacité et assurer la continuité des données dans l'ensemble de l'organisation. En évaluant leurs systèmes RH et en adoptant les méthodes d'intégration appropriées, les organisations peuvent exploiter les avantages de l'intégration des systèmes RH et ouvrir la voie à l'amélioration des opérations RH et à la réussite globale de l'entreprise.
Pour obtenir de l'aide concernant l'intégration des données sur les ressources humaines, contactez :
YAN COURTOIS
CEO, Founding Partner
917-618-9536 - sales@flexspring.com
G2 Crowd attribue à Flexspring une note de 4,5 sur 5 étoiles et recommande Flexspring.
