"L'intégration des nouvelles embauches de Greenhouse à UKG par Flexspring a transformé ce qui était un processus de 10 à 15 minutes en deux minutes (pour notre processus d'approbation conforme à la loi SOX). Nous avons éliminé la double saisie manuelle des données, ce que notre équipe SIRH était ravie d'abandonner. Cette intégrationnous a permis de nous concentrer sur la refonte des processus RH et sur la recherche d'efficacité dans d'autres domaines, plutôt que de passer notre temps à effectuer des tâches manuelles". - Senior Director HR Systems Operations, Cloud Communications Company
Le défi de l'intégration
Cette société de communications en nuage avait besoin d'une intégration de Greenhouse à UKG qui fonctionnerait avec des champs personnalisés et des embauches internationales, et qui répondrait aux exigences uniques de son processus d'approbation des nouvelles embauches conforme à la loi SOX.
Solution d'intégration
1. Données fondamentales de l'UKG à Greenhouse
Cette intégration personnalisée a transféré des ensembles de données de base de UKG à Greenhouse. Plus précisément, les projets de UKG vers les départements de Greenhouse, les structures de UKG vers les bureaux de Greenhouse, les champs personnalisés et les utilisateurs.
En tant que grande entreprise cotée en bourse comptant de nombreux départements et de nombreux utilisateurs, le fait que les données fondamentales circulent automatiquement de UKG à Greenhouse représente un gain de temps considérable. Par exemple, en 2020, cette entreprise de communication en nuage a traité plus de 1 600 mises à jour d'utilisateurs automatiquement (octroi d'un accès, mise à jour d'informations ou suppression d'un accès). Chaque fois qu'un membre de l'entreprise effectue une modification dans l'UKG, les nouvelles données sont automatiquement transférées vers Greenhouse.
2. Nouvelles recrues de Greenhouse Recruiting et Greenhouse Onboarding à UKG
Dès qu'un recruteur ou un responsable RH appuie sur le bouton de nouvelle embauche dans Greenhouse Recruiting, les données sont automatiquement partagées avec Greenhouse Onboarding. À partir de là, un responsable RH contrôle le flux de données de Greenhouse Onboarding vers UKG en changeant la valeur d'un champ personnalisé en "Prêt pour le traitement".
L'une des caractéristiques uniques de l'intégration personnalisée de cette société de communication en nuage est que l'automatisation permet de transférer les nouvelles recrues "prêtes à être traitées" depuis Greenhouse vers les recrues en attente dans UKG, qui font l'objet d'un examen plus approfondi avant l'engagement de l'employé. Ces étapes ont été choisies pour répondre au processus d'approbation conforme à la loi SOX de l'entreprise publique.
Les caractéristiques les plus intéressantes de cette intégration
Les données relatives aux nouveaux employés provenant de l'un ou l'autre des systèmes, Greenhouse Recruiting ou Greenhouse Onboarding, déclenchent le partage des données avec UKG. Il s'agit d'un gain de temps considérable, car les données relatives aux offres peuvent rester dans Greenhouse Recruiting sans être saisies à nouveau dans Greenhouse Onboarding avant d'apparaître dans UKG.
L'intégration de Flexspring fonctionne également avec les champs personnalisés et les recrutements internationaux.
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