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HR-Daten-Integration
Integrationsleitfäden
Über
Datenintegration im Kontext von HR-Systemen bedeutet, dass Stellen-, Bewerber- und Mitarbeiterdaten automatisch zwischen HR-Anwendungen ausgetauscht oder Daten aus verschiedenen Quellen in einer Datenbank zentralisiert werden.
Datenintegration und -automatisierung stellen die nächste Welle zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität im Personalwesen dar. Dank der Datenintegration können sich Personalverantwortliche auf strategische Fragen konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen, anstatt Zeit mit der manuellen doppelten Dateneingabe in verschiedenen HR-Anwendungen zu verschwenden. Im Folgenden erfahren Sie, wie die Integration von Personaldaten Ihr Unternehmen unterstützen kann.
Personalverantwortliche lieben ihre Apps. Für die Verwaltung und das Wachstum von Unternehmen benötigen Personalabteilungen Apps für die Suche nach Bewerbern, die Rekrutierung, die Verwaltung von Mitarbeitern und die Bezahlung von Mitarbeitern. Die Anzahl der Apps nimmt jedes Jahr zu, da Unternehmen Altsysteme ersetzen, mit anderen Unternehmen fusionieren und in verschiedenen Ländern tätig sind. "Im Durchschnitt haben große Personalabteilungen heute 11 Systeme im Einsatz", schreibt Josh Bersin für Human Resource Executive.
Während HR-Software die Produktivität verbessert, besteht das Hauptproblem des SaaS-Modells darin, dass die Daten in getrennten Silos in der Cloud gespeichert sind. Siloing bedeutet, dass Mitarbeiterdaten jedes Mal, wenn eine neue Einstellung hinzugefügt wird, manuell von Programm zu Programm neu eingegeben werden müssen. Das stellt eine ernsthafte Beeinträchtigung der Effizienz dar. Darüber hinaus müssen Mitarbeiterdaten in mehreren Programmen aktualisiert werden, wenn so etwas Einfaches wie eine Änderung der Privatadresse auftritt. Umfassende Berichte sind ebenfalls unmöglich, wenn eine Organisation nicht das gesamte Bild sehen kann.
"Die Integration von HR-Daten löst das Problem der Datensilos, indem Daten automatisch zwischen Anwendungen ausgetauscht werden.
Die Datenintegration kann die Arbeitsmoral in den Personalabteilungen erheblich verbessern, da die Prozesse rationalisiert werden und sich die Personalverantwortlichen auf strategischere Initiativen konzentrieren können.
Durch die Automatisierung von Datenintegrationsaufgaben, wie z. B. die Beseitigung der manuellen doppelten Dateneingabe und die Synchronisierung von Daten zwischen verschiedenen HR-Systemen, können Fachleute wertvolle Zeit und Mühe sparen. Durch die Verringerung des Verwaltungsaufwands können sie sich verstärkt der Analyse von Trends und Erkenntnissen widmen, die sich aus den integrierten Daten ergeben."
Sehen Sie sich das Flexspring-Unternehmensprofil "Warum HR-Datenintegration?" an, das eine Fallstudie über die Datenintegration von Kunden mit Don Oleski, IT-Direktor von MAPEI Americas, enthält.
Bei der HR-Datenintegration beinhalten die häufigsten Szenarien die gemeinsame Nutzung von Daten von einem Programm zum anderen. Jeder Arbeitsablauf, bei dem Ihr Team derzeit Papiere zwischen den Schreibtischen weitergibt oder Daten manuell von Bildschirm zu Bildschirm in HR-Anwendungen erneut eingibt, kann mit der automatischen Datenfreigabe rationalisiert werden. Sobald Mitarbeiterdaten in ein Programm eingegeben oder aktualisiert werden, erscheinen diese Mitarbeiterdaten automatisch in jeder verbundenen Anwendung, so dass Sie während Ihres gesamten HR-Workflows eine Kontinuität der Daten erhalten.
Es gibt immer mindestens zwei Seiten einer Datenintegration. Sie müssen Daten aus einer Quellanwendung ziehen und diese Daten in eine Zielanwendung schieben. Klingt einfach genug, nicht wahr?
Die Herausforderung besteht darin, dass keine zwei Software-Anwendungen ihre Datenbankfelder auf dieselbe Weise benennen und keine zwei Software-APIs die Daten gleich behandeln. Quelldaten müssen häufig transformiert und gemappt werden, um die einzigartigen Datenanforderungen einer Zielanwendung zu erfüllen. Bei der Integration neuer Mitarbeiter von Greenhouse bis ADP zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es beispielsweise von entscheidender Bedeutung zu wissen, dass die Daten im Feld "jobs.name" im auf das Feld "Job Title" im abbilden Greenhouse sollten ADP und dass "SSN" auf "Tax ID" abbildet.
Wenn man nun die Komplexität hinzufügt, die fast jede HR-Anwendung - als Funktion - den HR-Fachleuten die Möglichkeit bietet, benutzerdefinierte Felder zu erstellen, die einzigartig für ihr Unternehmen sind, können Sie verstehen, warum fast jede Integration ein gewisses Maß an Anpassung erfordert.
Vor Jahren war es für die Datenintegration erforderlich, dass ein internes IT-Team oder ein externes Team von Integrationsberatern benutzerdefinierte Skripte schreiben musste, um Daten aus einer Anwendung herauszuziehen und benutzerdefinierte Skripte zu schreiben, um die Daten in die andere Anwendung zu schieben. Dies war zeit- und ressourcenintensiv. Tatsächlich war die Datenintegration früher ein langsamer, schmerzhafter Prozess. Und wenn die API aktualisiert wurde oder jemand ein benutzerdefiniertes Feld in der Datenbank änderte, gingen Integrationsskripte kaputt.
Um die Integration von HR-Daten zu vereinfachen, haben die Experten von Flexspring eine Middleware-Lösung entwickelt, die das komplexe Daten-Mapping übernimmt. Jetzt ziehen vorgefertigte Konnektoren Daten aus der Quellanwendung, und die Middleware-Plattform mappt und transformiert die Daten anhand unbegrenzter Geschäftsregeln. Anschließend werden die Daten über einen vorgefertigten Konnektor in die Zielanwendung übertragen.
Flexspring iPaaS (Integrationsplattform als Service) wurde speziell für die komplexen Anforderungen von HR-Software und eine schnelle Integration entwickelt. Mit schlüsselfertigen und benutzerdefinierten Konnektoren, die auf Flexspring iPaaS laufen, werden Datenintegrationen, die früher sechs Monate dauerten, jetzt routinemäßig in zwei bis sechs Wochen abgeschlossen.
Flexspring hat bei der Datenintegration Pionierarbeit geleistet und bietet sowohl schlüsselfertige als auch benutzerdefinierte Konnektoren an. Schlüsselfertige Konnektoren funktionieren direkt nach dem Auspacken für einen Standardsatz von Feldern. Benutzerdefinierte Konnektoren können modifiziert werden, um die besonderen Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen und benutzerdefinierte Felder zu integrieren.
Die Integration von HR-Systemen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und ermöglicht es ihnen, ihr Personalmanagement zu optimieren. Indem sie sich die Möglichkeiten der HR-Datenintegration zunutze machen, können Unternehmen diese Vorteile erschließen, ihre HR-Abläufe optimieren und den Geschäftserfolg insgesamt steigern. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die sieben wichtigsten Vorteile:
Jeder Arbeitsablauf, bei dem Ihr Team derzeit Papiere zwischen den Schreibtischen weitergibt oder Daten manuell von Bildschirm zu Bildschirm in HR-Anwendungen erneut eingibt, kann mit automatischer Datenfreigabe rationalisiert werden.
"Je größer und komplexer ein Unternehmen wird, desto mehr sehe ich die manuelle Dateneingabe als ein verschwenderisches und schwieriges Verfahren an. Sie ist nicht skalierbar, da der manuelle Aufwand nicht mit dem wachsenden Volumen der Personaldaten Schritt halten kann. Anstatt sich mit monotonen Dateneingaben herumzuschlagen, sollten sich Personalverantwortliche auf strategische Ziele konzentrieren.
Bei der Datenintegration werden Daten aus einer Quellanwendung automatisch mit einer Zielanwendung ausgetauscht. Sobald beispielsweise ein Einstellungsleiter den Einstellungsknopf in Ihrem ATS drückt, können alle Mitarbeiterdaten, die für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung benötigt werden, an Ihre Gehaltsabrechnungs-App gesendet werden. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann sofort erfolgen, anstatt stundenlange manuelle doppelte Dateneingabe zu erfordern.
Abhängig von der Menge an Bewerberdaten und Mitarbeiterdatensätzen, die Ihr Unternehmen bearbeitet, können Datenintegrationen mehrere Arbeitstage pro Monat oder sogar mehrere Vollzeitmitarbeiter einsparen, die den Aufwand wert sind.
"Die Datenintegration kann die Arbeitsmoral in den Personalabteilungen drastisch verbessern, indem sie Ressourcen freisetzt und es den Personalverantwortlichen ermöglicht, ihre Energie auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Die Integration von Daten aus Stellenbörsen in ein System wie HRMS (Human Resource Management System) ermöglicht beispielsweise den sofortigen Zugriff auf Bewerberdatensätze, wodurch sich der Zeitaufwand für deren Pflege verringert. Dadurch können sich Personalvermittler und Personalverantwortliche nicht nur auf sinnvollere Tätigkeiten konzentrieren, wie z. B. die Vereinbarung von Vorstellungsgesprächen oder die Bereitstellung von Beratungsdiensten, die das Unternehmenswachstum fördern, sondern es werden auch Fehler vermieden, die durch die manuelle Doppeleingabe von Daten entstehen.
Die Datenintegration spart letztlich Zeit, erhöht die Genauigkeit der Abläufe und ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung, was wiederum zu einer besseren Arbeitsmoral führt."
Durch die Datenintegration können sich die Personalverantwortlichen auf die strategische Arbeit konzentrieren, die Ihr Unternehmen voranbringt. Die Datenintegration in Echtzeit sorgt auch für Datenkontinuität im gesamten Unternehmen. Ihr HR-Team muss nicht mehr darauf warten, dass Datensätze eingegeben werden, oder sich bei anderen erkundigen, ob sie Berichte über aktualisierte Datensätze erstellen können.
Mit der HR-Datenintegration kann sich Ihr HR-Team auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
"Die Integration von Greenhouse in Predictive Index von Flexspring ist für uns ein entscheidender Fortschritt . Der Prozess, der vorher 10-20 Minuten dauerte, hat sich auf eine Minute verkürzt. Mit dieser Integration sparen wir leicht 10 Stunden pro Woche bei der Überprüfung von Bewerbern.
Jetzt können wir mehr Informationen sammeln, unseren Kandidatenpool erweitern und die Anzahl der Stellen erhöhen, auf deren Besetzung wir uns jede Woche konzentrieren können. Schon jetzt sehen wir, dass unsere Zeit für die Besetzung einer Position abnimmt.
Ganz einfach: Wenn Sie mehr als 10 Kandidaten pro Woche nach Predictive Index, schicken, werden Sie es merken. Wenn Sie mehr als 20 PIs pro Woche schicken, werden Sie sich ärgern, wenn Sie diese Integration nicht haben".
Die mühsame Neueingabe von Dutzenden von Datenfeldern von einer Anwendung in eine andere führt im Allgemeinen zu Tippfehlern und manuellen Dateneingabefehlern. Die Datenintegration reduziert manuelle Fehler erheblich.
Und in Fällen, in denen ein Fehler aufgetreten ist, kann eine Änderung in einem System die aktualisierte Korrektur kaskadenartig auf andere HR-Anwendungen übertragen, so dass Sie nicht mehr durch alle Ihre Systeme jagen müssen, um nach Fehlern zu suchen.
Eine Herausforderung, mit der Personalverantwortliche konfrontiert sind, wenn sie Daten in mehreren HR-Anwendungen, einschließlich Lohn- und Gehaltsabrechnungsanwendungen, manuell neu eingeben, ist die Inkonsistenz der Daten. Die manuelle Eingabe erhöht das Risiko von Fehlern und Diskrepanzen, was zu inkonsistenten Mitarbeiterinformationen in verschiedenen Systemen führt. Diese Inkonsistenzen wirken sich auf die Berechnungen der Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Leistungen und die Genauigkeit der Berichte aus.
"Personalverantwortliche müssen zusätzliche Zeit und Mühe aufwenden, um Dateninkonsistenzen zu überprüfen und zu korrigieren, was zu menschlichen Fehlern führen kann. Um diese Herausforderung zu bewältigen, sind optimierte Datenmanagementlösungen und integrierte HR-Systeme entscheidend, um Probleme zu minimieren und die Integrität der Daten zu gewährleisten."
HR-Mitarbeiter arbeiten lieber an strategischen Dingen, die das Wachstum eines Unternehmens fördern, als an der manuellen Dateneingabe. Jeder ist froh, die mühsame Arbeit aufzugeben. Vor allem junge Arbeitnehmer fragen am schnellsten: "Kann das nicht der Computer für uns erledigen?
Mit der Datenintegration haben sie Recht.
"Die Integration von Taleo Enterprise in Oracle HCM von Flexspring spart uns 20-40 Stunden pro Woche - das entspricht einer Vollzeitkraft. Wir erhalten großartiges und sehr positives Feedback von den Personalvermittlern und von den operativen Abteilungen. Sie müssen die Datensätze nicht mehr anfassen oder mit Papierformularen jonglieren, um sie manuell wieder einzugeben. Die Leute sind froh, dass sie diese mühsame Arbeit aufgeben können. Man hat das Gefühl, dass diese Integration hier wirklich einen Unterschied macht."
"Meiner Meinung nach ermöglicht es die Datenintegration den Personalverantwortlichen, die Daten ihrer Mitarbeiter umfassend zu nutzen, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und anzupassen. Personalabteilungen können durch die Integration von HR-Technologien wie Leistungsmanagement, Lernmanagement und Mitarbeiter-Feedback-Plattformen ganzheitliche Einblicke in die Bedürfnisse, Präferenzen und beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter gewinnen.
Dieser integrierte Ansatz ermöglicht es Personalverantwortlichen, maßgeschneiderte Initiativen, Schulungsprogramme und Anerkennungsstrategien zu entwickeln, die die Zugehörigkeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern. Moral und Motivation steigen ganz natürlich, wenn Personalverantwortliche die positiven Auswirkungen ihrer Bemühungen auf das Engagement und die Bindung ihrer Mitarbeiter sehen."
Die Datenintegration reduziert die Erstellung unnötiger Benutzerkonten, doppelter Mitarbeiterprofile und Personen, die mit der manuellen Dateneingabe befasst sind.
Mit der Datenintegration müssen weniger Personen Mitarbeiterdaten anfassen und weniger Personen sind vertraulichen Mitarbeiterdaten ausgesetzt, wodurch die Sicherheit erhöht wird.
Weitere Datenintegrationen von Flexspring speichern keine Mitarbeiterdaten. Sie leiten die Informationspakete einfach über sichere Verbindungen weiter. Flexspring ist sogar vom AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) für den sicheren Umgang mit Daten als SOC-2-konform zertifiziert.
Datenintegrationen nehmen niemals Urlaub oder benötigen einen Krankentag. Einmal aktiviert, arbeiten Datenintegrationen und Automatisierungen rund um die Uhr.
Bei so vielen Menschen, die fern von zu Hause aus arbeiten, stellt die Datenintegration sicher, dass die Arbeitnehmer stets Zugriff auf die aktuellsten Daten haben und Berichte, den Status eines Kandidaten oder eine Stellenausschreibung nicht in Frage stellen müssen.
"Die Automatisierung der Datenintegration zwischen unseren HR-Prozessen und dem Buchhaltungsteam hat sich für uns als sehr vorteilhaft erwiesen. Das Buchhaltungsteam fordert jeden Monat genau dieselben Daten an, um die Jahresabschlüsse zu erstellen. In einer früheren Phase erforderten die Berichte eine Menge manueller Anpassungen, um sie in den richtigen Zustand für das Buchhaltungsteam zu bringen.
Jetzt werden die Berichte exportiert oder direkt in das Buchhaltungssystem eingespeist, so wie sie sind. Das spart unzählige Stunden, vor allem zu Beginn des Monats.
Aufgrund von Übernahmen, unterschiedlichen Standorten und Altsystemen verlassen sich viele Organisationen auf mehrere HR-Anwendungen, um ähnliche Aufgaben zu erledigen. Es kann für Führungskräfte unmöglich sein, das Gesamtbild ihrer Organisation zu sehen, ohne umfassende Berichte aus einem einheitlichen Datensatz zu erhalten.
Die Datenintegration ermöglicht es mehreren Anwendungen, zu einem einheitlichen Data Warehouse innerhalb eines Unternehmens beizutragen, so dass umfassende Berichtstools aktuelle und genaue Berichte liefern können.
"Ich bin der Meinung, dass es oft an einer Echtzeit-Datensynchronisation zwischen verschiedenen HR-Systemen mangelt, wenn Personalverantwortliche Daten manuell neu eingeben. Das bedeutet, dass Aktualisierungen oder Änderungen, die in einem System vorgenommen werden, möglicherweise nicht sofort in anderen Systemen wiedergegeben werden. Die Arbeit ohne Datenintegration kann zu Fehlern und Diskrepanzen führen, was Verwirrung und Ineffizienz in den HR-Prozessen zur Folge hat."
HR-Systeme werden über verschiedene Methoden miteinander verbunden, um eine nahtlose Datenintegration zu ermöglichen. Der häufigste Ansatz ist die API-zu-API-Integration über die Cloud, die einen Datenaustausch nahezu in Echtzeit gewährleistet. APIs dienen als Kommunikationsbrücken zwischen HR-Anwendungen und ermöglichen einen schnellen und zuverlässigen Datenaustausch.
Allerdings verfügen nicht alle HR-Anwendungen über umfassende APIs. In solchen Fällen werden geplante Dateiübertragungen verwendet, bei denen die Daten in vordefinierten Intervallen exportiert und importiert werden. Während die API-Integration schnell und zuverlässig ist, bieten geplante Dateiübertragungen eine Abhilfe für begrenzte APIs oder Anforderungen, die nicht in Echtzeit erfüllt werden. Unternehmen sollten ihre HR-Systeme bewerten, um die beste Integrationsmethode zu ermitteln. Ziel ist es, ein vernetztes HR-Ökosystem zu schaffen, in dem der Informationsfluss reibungslos funktioniert und die Genauigkeit und Effizienz der HR-Prozesse gewährleistet ist.
Da HR-Anwendungen so komplex sind und oft mehrere APIs zum Abrufen verschiedener Datensätze verwenden, konzentriert sich die moderne Datenintegration auf Anwendungsfälle. So sind z.B. bei der Übertragung von Personalabrechnungsdaten aus ADP dem NetSuite General Ledger ganz andere Daten erforderlich als bei der Aktualisierung von Mitarbeiterdaten aus ADP dem NetSuite General Ledger, die auch Adressänderungen beinhalten können.
Einige Datenintegrationen können bis zu 14 Felder umfassen. Andere umfassen 192 Felder. In jedem Fall ersparen das Daten-Mapping und die automatische gemeinsame Nutzung von Daten HR-Fachleuten die Zeit und die Sorge, Daten manuell in einer anderen Anwendung neu einzugeben.
Flexspring hat ein Whitepaper erstellt, das die 52 beliebtesten Anwendungsfälle für Datenintegration die Personalabteilungen zur Rationalisierung von HR-Prozessen nutzen. In diesem Whitepaper werden auch die beliebtesten Anwendungsfälle nach Softwareanwendungen beschrieben. Sie können sehen, wie verschiedene Unternehmen die Datenintegration nutzen, um ihre Produktivität und Effizienz zu steigern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von Personaldaten zahlreiche Vorteile bietet, die es Unternehmen ermöglichen, ihr Personalmanagement zu optimieren. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit der HR-Datenintegration können Unternehmen ihre Produktivität steigern, manuelle Fehler vermeiden, die Datensicherheit verbessern und umfassende Berichte erstellen. Durch die Integration von HR-Systemen entfällt die zeitaufwändige manuelle Doppeleingabe von Daten, so dass sich die Personalverantwortlichen auf strategische Aufgaben konzentrieren können, die das Unternehmenswachstum fördern.
Mit einer nahtlosen Datenintegration können HR-Teams ihre Arbeitsabläufe straffen, die Effizienz steigern und die Datenkontinuität im gesamten Unternehmen sicherstellen. Durch die Bewertung ihrer HR-Systeme und die Einführung geeigneter Integrationsmethoden können Unternehmen die Vorteile der HR-Systemintegration nutzen und den Weg für verbesserte HR-Abläufe und den allgemeinen Geschäftserfolg ebnen.
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YAN COURTOIS
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