Stellen Sie sich Ihren ersten Tag an einem neuen Arbeitsplatz vor: die Aufregung, die Nervosität, die Vorfreude, die Hoffnung auf einen reibungslosen Übergang. Stellen Sie sich nun vor, Sie sind ein Personalverantwortlicher und Ihr Ziel ist es, dass sich jeder neue Mitarbeiter unterstützt und geschätzt fühlt und sofort loslegen kann. Onboarding-Automatisierung ist der Schlüssel, um dieses Ziel zu erreichen und mit Leben zu füllen. Die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben macht den Weg frei für ein ansprechendes, effizientes und fehlerfreies Onboarding-Erlebnis.
Durch den Einsatz von Technologie zur Automatisierung mühsamer Aufgaben wie Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung können HR-Teams ihre Ressourcen auf Projekte konzentrieren, die das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter fördern. Onboarding-Automatisierung ist die moderne HR-Praxis, die den Startschuss für überlegene Effizienz und außergewöhnliche Mitarbeitererfahrungen gibt - Ziele, die jede erstklassige HR-Abteilung anstrebt.
HR Onboarding-Prozess
Vor der Automatisierung jonglieren Personalverantwortliche mit unzähligen Verwaltungsaufgaben, um neue Mitarbeiter auf den Weg zu bringen. Von der Zusammenstellung von Informationen über Sozialleistungen bis hin zur korrekten Einrichtung der Gehaltsabrechnung sind diese Aufgaben zwar wichtig, aber oft mühsam. Das Ziel ist es, neue Mitarbeiter auf ihre Aufgaben vorzubereiten, aber der Prozess fühlt sich an, als würde man durch einen schlammigen Sumpf waten.
Mit intelligenten Datenintegrationen können die meisten dieser Aufgaben jetzt automatisiert werden. Stellen Sie sich ein Staffelteam vor, bei dem jeder Läufer den Staffelstab ohne zu zögern an den nächsten Läufer weitergibt. Die Automatisierung sorgt für eine reibungslose Übergabe im Onboarding-Prozess und ermöglicht es den Personalverantwortlichen, sich auf die wichtigeren Aspekte der Aufnahme neuer Mitarbeiter zu konzentrieren.
Wie wichtig ist die Automatisierung für einen reibungslosen Onboarding-Prozess? Laut einer Studie des Human Capital Institute geben 69 % der Mitarbeiter an, dass sie nach einem gelungenen Onboarding mindestens drei Jahre bei einem Unternehmen bleiben werden.
Die Herausforderungen beim manuellen Onboarding von Mitarbeitern
Bevor es zur Automatisierung kommt, müssen Personalverantwortliche bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter Daten für jede Verwaltungsaufgabe manuell in mehrere separate HR-Anwendungen eingeben. Das macht den Onboarding-Prozess zu einer mühsamen Angelegenheit, einem harten Kampf.
Lästige Aufgaben für HR
Die manuelle Dateneingabe ist der Fluch des Lebens eines jeden Personalverantwortlichen. Ohne Automatisierung muss jedes Detail für jeden neuen Mitarbeiter mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden, was wertvolle Zeit kostet und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht. Dieser langwierige Prozess wird schnell eintönig und lenkt den Fokus von strategischeren Aufgaben wie Einarbeitung und Schulung ab.
Glatte Erfahrung bei Neueinstellungen
Die manuelle Dateneingabe führt oft dazu, dass neue Mitarbeiter keine guten Erfahrungen machen. Verzögerungen, Ungenauigkeiten und Ineffizienzen können neue Mitarbeiter von Anfang an frustrieren und demotivieren. Stellen Sie sich vor, Sie kommen zu einer Party und müssen feststellen, dass der Gastgeber mit den Vorbereitungen beschäftigt ist - nicht gerade ein herzlicher Empfang, den Sie sich erhofft hatten. Fehler bei der manuellen Dateneingabe führen oft zu Komplikationen bei der Gehaltsabrechnung, der Anmeldung zu Sozialleistungen oder dem Systemzugang, was zu Verwirrung und einem schlechten ersten Eindruck führt. Und wie wir alle wissen, ist der erste Eindruck nur schwer zu ändern.
Fehler bei den Verwaltungsaufgaben
Je manueller die Aufgabe ist, desto höher ist das Risiko menschlicher Fehler. Die mühsame Eingabe umfangreicher Details erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, deren Behebung zusätzliche Zeit und Mühe erfordert. Dies verzögert den gesamten Onboarding-Workflow, frustriert neue Mitarbeiter und trübt die Erfahrung mit ihrem neuen Arbeitgeber. Die manuelle Dateneingabe führt nicht nur zu Fehlern, sondern untergräbt auch die Effizienz des Arbeitsablaufs und wirkt sich negativ auf die Produktivität und die Servicequalität aus.
Was ist Onboarding-Automatisierung?
Onboarding-Automatisierung ist wie der Umstieg von einer Pferdekutsche auf einen Hochgeschwindigkeitszug. Sie revolutioniert Arbeitsabläufe, indem sie manuelle Aufgaben in automatisierte digitale Prozesse umwandelt und den Zeitaufwand für sich wiederholende Tätigkeiten wie die Eingabe von Mitarbeiterdaten in verschiedenen Systemen minimiert.
Die Datenintegration ist das Kraftpaket hinter der Onboarding-Automatisierung. Sie ermöglicht den nahtlosen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen in Echtzeit und stellt sicher, dass alle Systeme auf dem neuesten Stand mit korrekten Informationen sind. Wenn Daten in ein System eingegeben werden, werden sie plattformübergreifend aufgefüllt, was den Onboarding-Prozess beschleunigt und die Personalverantwortlichen von der lästigen Mehrfacheingabe von Daten befreit.
Beispiele für automatisierte Onboarding-Prozesse
Automatisierte Onboarding-Integrationen organisieren Daten, beschleunigen Aufgaben, reduzieren den Verwaltungsaufwand und erhöhen die Datensicherheit. Diese automatisierten Tools sparen Zeit, rationalisieren HR-Prozesse und ermöglichen es Fachleuten, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind: die Förderung von Mitarbeiterengagement und -erfolg.
Neueinstellung in ATS zu einem HR-Kernsystem
Personalabteilungen und Personalverantwortliche verwenden Applicant Tracking Systems (ATS), um Einstellungen zu verwalten und gute Bewerber zu identifizieren. Wenn ein Arbeitgeber einen neuen Mitarbeiter einstellt, müssen die Informationen in die Kern-HR-App eingegeben werden. Die Integration zwischen einem ATS und einem Kern-HR-System stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen vom ersten Tag an zur Verfügung stehen und keine doppelte Dateneingabe mehr erforderlich ist. Niemand kommt in die Personalabteilung, um manuelle Datenaufgaben zu erledigen!
"Ich kann mir gar nicht vorstellen, welchen Aufwand wir jetzt betreiben müssten, um Neueinstellungen, Versetzungen und Beförderungen allein manuell zu aktualisieren. Die Datenintegration spart uns enorm viel Zeit und Mühe, und das alles geht so schnell!" - Laura Ferem, IT Business Systems Analyst, Satellite Healthcare
Neu eingestellte Mitarbeiter in ATS oder Core HR App zur Gehaltsabrechnung
Durch die Integration eines ATS mit einem Gehaltsabrechnungssystem wird eine nahtlose Datenverbindung geschaffen, um die Gehaltsabrechnung eines neuen Mitarbeiters effizient zu bearbeiten. Diese Integration strafft den Onboarding-Prozess, reduziert den Verwaltungsaufwand, spart Zeit und sichert die Daten durch den Schutz sensibler Informationen.
"Bevor wir uns an Flexspring gewandt haben, mussten wir bei jeder Neueinstellung alle Informationen manuell in BambooHR eingeben und dann für Paylocity wiederholen. Wir haben viel Zeit damit verbracht, Informationen einzugeben und wieder einzugeben. Die von Flexspring implementierte Integration von Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen verlief reibungslos und spart uns Zeit." - Dany Saade, Unternehmenscontroller, One Concern
Neue Mitarbeiter von ATS oder der HR App zu Benefits App
Während des Onboarding melden sich die Mitarbeiter in der Regel für Sozialleistungen an. Die Integration überträgt die Mitarbeiterdaten nahtlos von Core HR oder ATS in die Anwendung für Sozialleistungen. Dadurch wird der Anmeldeprozess beschleunigt und die Arbeitsbelastung der HR-Teams verringert. Dieser gestraffte Prozess gewährleistet sowohl für die Mitarbeiter als auch für die HR-Teams eine effizientere und sicherere Anmeldung von Leistungen.
Weitere Beispiele für die Onboarding-Automatisierung finden Sie in diesem umfassenden Whitepaper: Die 52 beliebtesten Anwendungsfälle für die Integration von HR-Daten.
Die Vorteile der Onboarding-Automatisierung
Unternehmen mit positiven Erfahrungen beim Onboarding haben oft eine höhere Mitarbeiterbindung. Dadurch wird eine solide Grundlage für neue Mitarbeiter geschaffen, die sich willkommen, geschätzt und auf ihre Aufgaben vorbereitet fühlen. Wenn Mitarbeiter sich von Anfang an unterstützt fühlen, entwickeln sie ein Gefühl der Loyalität und des Engagements gegenüber dem Unternehmen.
Stellen Sie sich die Onboarding-Automatisierung als eine gut geölte Maschine vor, die unermüdlich daran arbeitet, klare Erwartungen zu formulieren und wichtige Schulungen anzubieten, während sie gleichzeitig die HR-Toolbox öffnet, die neue Mitarbeiter benötigen, um sich in ihrer Rolle zurechtzufinden und sich in die Unternehmenskultur einzufügen. Ein positives Onboarding-Erlebnis ist wie das Pflanzen starker Wurzeln, die neue Mitarbeiter tief mit ihren Kollegen, Managern und der Mission des Unternehmens verbinden. Diese Verbundenheit fördert ihr Engagement und ihre Zufriedenheit, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie länger im Unternehmen bleiben, was wiederum die Kosten für die Rekrutierung und Schulung senkt. Das ist ein großer Gewinn für alle!
Zeitersparnis
Die Onboarding-Automatisierung rationalisiert HR-Aufgaben durch die Integration von Daten über verschiedene Anwendungen hinweg und maximiert die Genauigkeit, indem doppelte Dateneingaben vermieden werden. Diese Effizienz stellt sicher, dass neue Mitarbeiter rechtzeitig Informationen erhalten, sodass sich die Personalverantwortlichen auf strategische Aktivitäten wie Mitarbeiterbindung und -entwicklung konzentrieren können.
"Bei Neueinstellungen", so Tammy Mickelson, Chief Information Officer der Fedcap Group, " sparen wir durch die Integration mindestens 30 Minuten für jeden neuen Mitarbeiter, den wir an Bord holen, indem wir die Daten von Oracle nach ADP automatisieren. Keine doppelte Dateneingabe mehr!"
Reibungslosere Übergänge für neu eingestellte Mitarbeiter
Automatisierte Systeme erledigen den Papierkram wie persönliche Daten, Steuerformulare und Verträge im Handumdrehen und verkürzen die Zeit, die neue Mitarbeiter mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Durch die automatische Einrichtung von Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und IT-Konten stellen sie sicher, dass neue Mitarbeiter sofort alles bekommen, was sie brauchen - ohne Ärger oder Verzögerungen. Durch die Automatisierung können sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an in ihre Rolle und in das Team einfinden, so dass der Einarbeitungsprozess insgesamt reibungsloser und produktiver verläuft.
Mehr erfüllende Arbeit für HR
Personalverantwortliche sind auf der Suche nach erfüllenden Aufgaben, die nicht nur persönliche Befriedigung bringen, sondern auch ihrem Unternehmen zugute kommen. Nach Angaben des Human Capital Institute wünschen sich 54 % der Menschen eine anspruchsvollere oder spannendere Arbeit. Wenn Personalverantwortliche eine sinnvolle Tätigkeit ausüben, sich Herausforderungen stellen und die direkten Auswirkungen ihrer Bemühungen auf den Einzelnen und das gesamte Unternehmen sehen, steigert dies ihre Arbeitszufriedenheit und fördert ihre persönliche Entwicklung. Indem sie sich auf die strategische Planung, die Entwicklung von Talenten und das Coaching von Führungskräften konzentrieren, schärfen sie ihre Fähigkeiten und werden noch wertvoller für ihr Team und ihre zukünftigen Karriereaussichten.
Engagierte Personalfachleute sind wichtige Akteure bei der Gestaltung ihres Unternehmens. Sie schaffen wirksame Mitarbeiterprogramme, die die Personalbeschaffung verbessern, die Mitarbeiterbindung fördern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter insgesamt steigern. Diese positiven Auswirkungen wirken sich auf das gesamte Unternehmen aus und verbessern dessen Kultur und Produktivität. Indem sie sich auf strategische Initiativen konzentrieren, regen Personalfachleute Innovation und Kreativität an und bieten neue Ideen, verbesserte Richtlinien und Praktiken, die die Effektivität des Unternehmens steigern. Letztlich trägt diese erfüllende Arbeit dazu bei, Burnout vorzubeugen, die Fluktuation zu verringern und die Voraussetzungen für eine nachhaltige berufliche Entwicklung zu schaffen.
Häufige Fragen und Missverständnisse über Automatisierung
Die Diskussionen über die Automatisierung der Personalarbeit drehen sich häufig um zwei falsche Vorstellungen: dass sie die menschliche Interaktion und die individuelle Betreuung verringert. Diese Bedenken rühren von der Befürchtung her, dass automatisierte Systeme personalisierte, auf den Menschen ausgerichtete Prozesse ersetzen und einen unpersönlichen Arbeitsplatz schaffen könnten. Die Wahrheit ist, dass die Automatisierung des HR-Onboarding nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Erfahrung der Mitarbeiter von Anfang an bereichert.
Automatisierung verringert die menschliche Interaktion
Die Automatisierung im Personalwesen weckt oft Ängste vor einem Rückgang der menschlichen Interaktion und zeichnet das Bild eines kalten, mechanischen Arbeitsplatzes. Dies könnte jedoch nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Durch die Automatisierung von banalen Aufgaben wie Dateneingabe und Terminplanung gewinnen HR-Fachleute wertvolle Zeit, um sich auf sinnvollere, menschenzentrierte Tätigkeiten zu konzentrieren. So können sie sich intensiver mit der strategischen Planung, der Mitarbeiterentwicklung und der Lösung von Problemen am Arbeitsplatz befassen, und zwar mit Kreativität und Einfühlungsvermögen.
Betrachten Sie die Automatisierung als ein Werkzeug, das Einblicke gewährt und die Entscheidungsfindung unterstützt, indem es den Managern hilft, proaktiv auf die Belange der Mitarbeiter einzugehen und das gesamte Arbeitsumfeld zu verbessern. Dieser Ansatz sorgt für Konsistenz und Zuverlässigkeit und fördert einen Arbeitsplatz, der die Bedürfnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt.
Automatisierung reduziert die individuelle Aufmerksamkeit
Ein weiterer Irrglaube ist, dass neue Mitarbeiter während des Onboardings durch Automatisierung weniger Aufmerksamkeit erhalten. Manche befürchten, dass automatisierte Prozesse zu einer generischen, einheitlichen Erfahrung führen könnten. In Wirklichkeit kann die Automatisierung die Personalisierung verbessern, indem sie maßgeschneiderte Schulungsprogramme, personalisierte Nachrichten und effiziente administrative Unterstützung bereitstellt. Diese persönliche Note sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an wertgeschätzt und unterstützt fühlen, und setzt einen positiven Akzent für ihre Reise innerhalb des Unternehmens.
Schlussfolgerung
Die Onboarding-Automatisierung fungiert als Kompass, der die Reise der Mitarbeiter von Anfang an leitet. Durch die Feinabstimmung der Arbeitsabläufe und die Verbesserung der Datengenauigkeit ermöglicht die Automatisierung den HR-Teams, reibungslosere Abläufe zu steuern und sich auf Initiativen zu konzentrieren, die die Mitarbeiterbindung und den Unternehmenserfolg fördern. Es ist so, als würde man einen Kurs festlegen, der die Strömungen von Effizienz und Engagement steuert. Bei der Automatisierung geht es nicht nur um die Rationalisierung von Abläufen. Die Automatisierung legt einen Kurs für das Onboarding fest, der Top-Talente anzieht und bindet und Ihr Unternehmen dabei unterstützt, agil und produktiv zu bleiben.
