Moderne HR-Teams nutzen die Automatisierung von HR-Workflows und die Datenintegration, um alltägliche Aufgaben zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. In den drei wichtigsten HR-Workflows - Rekrutierung, Onboarding und Gehaltsabrechnung - bietet die Automatisierung eine Fülle von Vorteilen. HR-Automatisierung reduziert Fehler, spart Zeit und Geld, erhöht die Produktivität und verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Lassen Sie uns anhand von Beispielen aus der Praxis untersuchen, wie HR-Automatisierung Unternehmen zum Erfolg verhilft.
Was ist HR-Automatisierung?
Stellen Sie sich die Automatisierung als einen fein abgestimmten Motor vor, der HR-Prozesse mit Präzision antreibt, das Unternehmenswachstum beschleunigt und gleichzeitig das Engagement der Mitarbeiter fördert. Die HR-Automatisierung ist darauf ausgelegt, die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität zu verbessern und gleichzeitig das Gesamterlebnis der Mitarbeiter zu steigern. Die Automatisierung kommt am besten zur Geltung, wenn verschiedene HR-Systeme integriert werden, um nahtlose Arbeitsabläufe zu schaffen. Die Datenintegration automatisiert die sich wiederholenden und zeitaufwändigen manuellen Aufgaben, die HR-Teams routinemäßig durchführen. Durch die Eliminierung dieser manuellen Aufgaben können sich die Personalverantwortlichen auf strategische Initiativen konzentrieren, die das Wachstum eines Unternehmens fördern.
Die 3 häufigsten HR-Workflows
In der Personalabteilung gibt es mehrere wichtige Arbeitsabläufe, um Talente effektiv zu verwalten und die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens zu erfüllen. Drei dieser Workflows sind besonders wichtig: Personalbeschaffung, Onboarding und Gehaltsabrechnung. Im Folgenden werden wir uns mit jedem dieser Workflows befassen und ihre Bedeutung, gemeinsame Herausforderungen und die Rolle der Datenintegration bei der Optimierung ihrer Effizienz und Effektivität untersuchen. Wenn Unternehmen diese zentralen HR-Prozesse und die Vorteile der Datenintegration verstehen, können sie ihre Abläufe straffen, die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter verbessern und ihren Geschäftserfolg steigern.
Rekrutierung
Im Rahmen der Personalbeschaffung schreibt die Personalabteilung offene Stellen aus, sichtet die Bewerbungen, führt Vorstellungsgespräche durch und unterbreitet Stellenangebote. Dieser Arbeitsablauf umfasst die Zusammenarbeit mit den Personalverantwortlichen, die Bewertung der Qualifikationen der Bewerber und die Koordinierung des gesamten Einarbeitungsprozesses für maximalen Erfolg.
Stellen Sie sich die Datenintegration als den Architekten einer effizienten Personalbeschaffung vor, der nahtlose Übergänge zwischen HR-Systemen entwirft, um einen optimierten Einstellungsprozess zu schaffen. So wie ein erfahrener Architekt fließende, miteinander verbundene Räume schafft, fließen auch die Daten problemlos, wenn eine App zur Bewerberbewertung mit einem Applicant Tracking System (ATS) integriert wird. Sobald ein Bewerber einen bestimmten Status im Interviewprozess erreicht hat, wird er durch personalisierte Bewertungen geführt, während die Ergebnisse zur Auswertung zurückgesendet werden.
"Zuvor mussten wir die Daten manuell in die Website Predictive Index eingeben und für jeden Bewerber mehrere Elemente hinzufügen. Mit der Integration von Flexspring haben wir unzählige Stunden gespart, indem wir manuelle Verwaltungsaufgaben vermeiden und uns auf die Rekrutierung konzentrieren können. Wir müssen nicht über die Integration nachdenken - es passiert einfach!" - Jeremy Schwartz, Personalreferent für Unternehmen, M3
Onboarding
Im Rahmen des Onboarding-Workflows sammelt die Personalabteilung die erforderlichen Dokumente von neuen Mitarbeitern und führt sie durch Orientierungssitzungen. Dadurch werden die Mitarbeiter mit den Unternehmensrichtlinien und der Unternehmenskultur vertraut gemacht, während sie ihren Arbeitsplatz einrichten und Zugang erhalten.
Die Datenintegration automatisiert den HR-Onboarding-Workflow. Wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt, werden die im ATS erfassten Daten mit mehreren HR-Systemen wie Gehaltsabrechnung, HCM, Sozialleistungen usw. ausgetauscht. Anstatt die Daten eines neuen Mitarbeiters manuell in mehrere Systeme einzugeben, automatisiert die Datenintegration diesen Prozess.
Die Integration eines ATS mit einem Gehaltsabrechnungssystem beispielsweise rationalisiert die Prozesse für das Onboarding und die Gehaltsabrechnung. Wenn ein Personalverantwortlicher die Schaltfläche für neue Mitarbeiter im ATS drückt, werden die Daten nahtlos und nahezu in Echtzeit mit dem Gehaltsabrechnungssystem synchronisiert, was eine reibungslose Gehaltsabrechnung gewährleistet. Diese Integration vereinfacht den Onboarding-Prozess für Personalverantwortliche.
"Ein einziger Konnektor hat unser HR-Team von über 20 Stunden mühsamer manueller Dateneingabe pro Monat befreit, die Gesamtzufriedenheit des Teams erhöht und zu einem bemerkenswerten Anstieg der Arbeitsmoral um 100 % beigetragen. Die einfachste Integrationslösung, die ich je erlebt habe." - Theresa Mastellon, Direktorin, Personalwesen, Hopscotch Primary Care
Gehaltsabrechnung
Der Arbeitsablauf der Personalabrechnung ist verständlicherweise komplex. Die Buchhaltung erfasst in der Regel die Zeit- und Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter, gibt sie zur Verarbeitung in das Lohn- und Gehaltssystem ein, berechnet Löhne, Gehälter, Abzüge und Steuern, überprüft die Lohn- und Gehaltsabrechnung und verteilt die Zahlungen an die Mitarbeiter. Die Überwachung der Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften während des gesamten Prozesses ist von entscheidender Bedeutung.
Die Arbeitsabläufe bei der Gehaltsabrechnung führen oft zu einem Chaos zwischen der Personalabteilung und der Buchhaltung. Die fehlerhafte Eingabe von Daten bereitet den Buchhaltern großes Kopfzerbrechen, die dann viele Stunden damit verbringen müssen, die Fehler zu finden und zu beheben.
Durch die Datenintegration werden menschliche Fehler in der Gehaltsabrechnung vermieden, sodass der Prozess reibungslos und mühelos abläuft. Bei der Integration von Neueinstellungen aus einem ATS oder einer Kern-HR-Anwendung in die Gehaltsabrechnung synchronisiert das System automatisch und nahezu in Echtzeit die Daten neuer Mitarbeiter und stellt die wesentlichen Informationen bereit, die für die Gehaltsabrechnung benötigt werden, sobald ein neuer Mitarbeiter ein ATS oder eine Kern-HR-Anwendung betritt.
"Dank der Datenintegration müssen wir nicht mehr manuell doppelte Arbeit in Workday und ADP erledigen. Unser Personalverwalter spart etwa 15 Stunden pro Woche, weil er keine manuellen Aktualisierungen mehr vornehmen muss. Wir haben jetzt Datenintegrität und müssen uns keine Sorgen mehr über nicht übereinstimmende Daten zwischen den Systemen machen, weil alles miteinander verbunden ist. Ich empfehle die Datenintegration auf jeden Fall jedem im Personalwesen." - Cristi Johnson, Managerin für Vergütungen und Sozialleistungen, EOS Nordamerika
Vorteile der HR-Automatisierung
Die Datenintegration bietet Personalverantwortlichen eine Fülle von Vorteilen, indem sie die Effizienz steigert und einen produktiven und stressfreien Arbeitsplatz schafft. Hier ein kleiner Einblick in die wichtigsten Vorteile:
Reduzierte Fehler
Die Automatisierung manueller Aufgaben durch Datenintegration schließt menschliche Fehler praktisch aus. Manuelle Doppelerfassungen sind äußerst mühsam, da ein Datensatz mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden muss. Niemand in der Personalabteilung möchte das tun. Die Datenintegration automatisiert den Prozess und ermöglicht es den Mitarbeitern, den Datensatz nur einmal einzugeben, wodurch Fehler durch doppelte Eingabe in allen HR-Systemen vermieden werden.
Zeitersparnis
Die Automatisierung der Personalverwaltung spart hart arbeitenden Fachleuten wertvolle Zeit. Wenn HR-Teams mit mehreren Systemen arbeiten, kann die manuelle doppelte Dateneingabe einen großen Teil des Arbeitstages in Anspruch nehmen. Die Datenintegration befreit die Mitarbeiter von der mühsamen Dateneingabe in mehreren Systemen. Durch die Automatisierung des Prozesses mittels Datenintegration können sich HR-Teams auf die menschliche Seite des Personalmanagements konzentrieren.
"Wir stellen jede Woche neue Mitarbeiter ein. Wenn man Neueinstellungen und alle anderen Aktualisierungen und Änderungen von Mitarbeitern einbezieht, spart die Automatisierung etwa 20 Stunden pro Monat." - Dany Saade, Corporate Controller, One Concern
Verbesserte Produktivität
Die erneute Eingabe von Daten ist eine sich wiederholende Aufgabe, die wertvolle Zeit verschlingt, die für produktivere Aufgaben verwendet werden könnte. Die Datenintegration automatisiert diese manuellen Aufgaben und stellt eine willkommene Erleichterung für HR-Teams dar. Sobald diese monotone Last beseitigt ist, steigt die Produktivität der Mitarbeiter in neue Höhen.
Gesteigerte Moral
Mit der Zeit kann die manuelle Dateneingabe zu einer entmutigenden Aufgabe für Personalverantwortliche werden. Mühsame und zeitraubende Aufgaben tragen wenig dazu bei, Mitarbeiter zu inspirieren oder zu motivieren. Die Datenintegration automatisiert diese Arbeitsabläufe im Personalwesen, befreit die Mitarbeiter von der doppelten Dateneingabe und gibt ihnen Zeit, sich auf produktivere und erfüllendere Initiativen zu konzentrieren. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können nun an erfüllenderen Projekten arbeiten, was die Arbeitsmoral in den Personalabteilungen erhöht.
Schlussfolgerung
Die Automatisierung von HR-Workflows durch Datenintegration revolutioniert die Personalarbeit. Von der Rekrutierung bis zur Gehaltsabrechnung befreit die Automatisierung HR-Fachleute von sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
Indem wir die Arbeitsabläufe bei der Personalbeschaffung, dem Onboarding und der Gehaltsabrechnung unter die Lupe genommen haben, haben wir die entscheidende Rolle der Datenintegration bei der Steigerung der Effizienz in allen HR-Funktionen hervorgehoben. Darüber hinaus verdeutlichen die Vorteile der HR-Automatisierung - wie z. B. die Reduzierung von Fehlern, Zeitersparnis, höhere Produktivität und bessere Arbeitsmoral - die Bedeutung der Automatisierung für den Unternehmenserfolg. Unternehmen, die auf Automatisierung und Datenintegration setzen, öffnen die Tür zu einer effizienteren und produktiveren HR-Landschaft, die die Mitarbeiterzufriedenheit und das Unternehmenswachstum fördert.
