"Die Integration von Greenhouse in UKG für Neueinstellungen durch Flexspring hat einen Prozess, der früher 10-15 Minuten dauerte, in zwei Minuten verwandelt (für unseren SOX-konformen Genehmigungsprozess). Wir haben die manuelle Doppeleingabe von Daten eliminiert, was unser HRIS-Team sehr gerne aufgegeben hat. Dank dieser Integrationkonnten wir uns auf die Neugestaltung von HR-Prozessen und die Suche nach Effizienzsteigerungen in anderen Arbeitsbereichen konzentrieren, anstatt unsere Zeit mit manuellen Aufgabenzu verbringen." - Senior Director HR Systems Operations, Cloud Communications Unternehmen
Herausforderung Integration
Dieses Cloud-Kommunikationsunternehmen benötigte eine Integration von Greenhouse in UKG, die mit benutzerdefinierten Feldern und internationalen Einstellungen funktioniert und die besonderen Anforderungen ihres SOX-konformen Genehmigungsprozesses für Neueinstellungen erfüllt.
Integrationslösung
1. Grundlegende Daten von UKG bis Greenhouse
Bei dieser benutzerdefinierten Integration wurden grundlegende Datensätze aus UKG in Greenhouse übernommen. Insbesondere Projekte von UKG zu Abteilungen in Greenhouse, Strukturen in UKG zu Büros in Greenhouse, benutzerdefinierte Felder und Benutzer.
Für ein großes, börsennotiertes Unternehmen mit vielen Abteilungen und vielen Nutzern ist der automatische Fluss grundlegender Daten von UKG zu Greenhouse eine große Zeitersparnis. Im Jahr 2020 hat dieses Cloud-Kommunikationsunternehmen beispielsweise mehr als 1600 Benutzeraktualisierungen automatisch verarbeitet (Zugang gewähren, Informationen aktualisieren oder Zugang entfernen). Wann immer jemand in diesem Unternehmen eine Änderung in UKG vornimmt, fließen die neuen Daten automatisch zu Greenhouse.
2. Neueinstellungen von Greenhouse Recruiting und Greenhouse Onboarding am UKG
Sobald ein Recruiter oder HR-Manager die Schaltfläche für neue Mitarbeiter in Greenhouse Recruiting drückt, werden die Daten automatisch mit Greenhouse Onboarding ausgetauscht. Von dort aus steuert ein Personalleiter den Datenfluss von Greenhouse Onboarding zu UKG, indem er den Wert eines benutzerdefinierten Feldes auf "Bereit zur Verarbeitung" ändert.
Eines der einzigartigen Merkmale der benutzerdefinierten Integration dieses Cloud-Kommunikationsunternehmens besteht darin, dass die Automatisierung "verarbeitungsbereite" Neueinstellungen von Greenhouse als ausstehende Einstellungen in UKG übernimmt, die vor der Einstellung des Mitarbeiters weiter überprüft werden. Diese Schritte wurden gewählt, um den SOX-konformen Genehmigungsprozess des öffentlichen Unternehmens zu erfüllen.
Die coolsten Features dieser Integration
Neueinstellungsdaten aus beiden Systemen, Greenhouse Recruiting oder Greenhouse Onboarding, lösen den Datenaustausch mit UKG aus. Dies ist eine große Zeitersparnis, da die Angebotsdaten in Greenhouse Recruiting verbleiben können, ohne erneut in Greenhouse Onboarding eingegeben zu werden, bevor sie in UKG erscheinen.
Die Integration von Flexspring funktioniert auch mit benutzerdefinierten Feldern und internationalen Einstellungen.
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