ATS-Integration: Definition, Vorteile und Beispiele

Was ist ein ATS?

Ein Applicant Tracking System (ATS) hilft Unternehmen bei der Personalbeschaffung und -einstellung, indem es Bewerber während des gesamten Prozesses verfolgt. Durch den Einsatz eines ATS können HR-Teams jeden Schritt der Rekrutierung und Einstellung neuer Talente rationalisieren.

ATS-Software kann das Screening von Lebensläufen und die Planung von Vorstellungsgesprächen automatisieren und so die Zeit, die Recruiter und Personalverantwortliche für diese oft mühsamen manuellen Aufgaben aufwenden, erheblich reduzieren. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass 78 % der Personalvermittler, die ATS-Software einsetzen, von einer deutlichen Verbesserung der Einstellungseffizienz berichten, so dass sich ihre Teams auf die Suche nach den besten Kandidaten für offene Stellen konzentrieren können.

Bevor wir uns mit der ATS-Integration befassen, wollen wir uns einige gängige Bewerber-Tracking-Systeme ansehen, die heute im Einsatz sind.

Bekannte ATS-Anwendungen

ATS-Apps rationalisieren den Prozess der Bewerberverfolgung. Während ATS-Apps einzigartige Benutzererfahrungen bieten, besteht das Hauptziel jeder App darin, das Leben der HR-Teams, von Recruitern bis hin zu Personalverantwortlichen, während des Einstellungsprozesses zu erleichtern. Hier sind einige beliebte ATS-Beispiele:

• BambooHR: Eine benutzerfreundliche ATS-App, die sich in zentrale HR- und Gehaltsabrechnungssysteme integrieren lässt. BambooHR eignet sich am besten für kleine bis mittelgroße Unternehmen, vereinfacht das Onboarding und bietet Tools für die Berichterstattung.
• Greenhouse: Diese App bietet anpassbare Workflows und fortschrittliche Analysen für Unternehmen, die sich auf datengesteuerte Einstellungsentscheidungen konzentrieren möchten.
• JazzHR: Ideal für kleine Unternehmen, die anpassbare Arbeitsabläufe suchen, bietet JazzHR anpassbare Arbeitsabläufe und Tools zur Verwaltung von Vorstellungsgesprächen.
• Jobvite: Diese App wurde für größere Unternehmen entwickelt und bietet Social-Recruiting-Tools und Mitarbeiterempfehlungsprogramme. Erweiterte Rekrutierungsfunktionen und CRM-Integration sind ebenfalls enthalten.
• Oracle Taleo: Taleo eignet sich für größere Unternehmen und bietet umfassende Lösungen für Talentmanagement, Personalbeschaffung und Onboarding. Erweiterte Analysen ermöglichen datengestützte Einstellungsentscheidungen.

Was ist eine ATS-Integration?

Stellen Sie sich diese Integration als ein Hochgeschwindigkeits-Pendelzugsystem vor, das Ihr ATS mit anderen wichtigen HR-Anwendungen in Ihrem Unternehmen verbindet. So wie ein Hochgeschwindigkeitszug die Fahrgäste schnell und effizient von einem Ziel zum anderen bringt, sorgt die Integration für einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen, so dass alles schnell und präzise abläuft.

Die Integration automatisiert den Datentransfer zwischen den Systemen und macht die manuelle Doppeleingabe von Daten überflüssig. Diese automatisierten Datenkonnektoren stellen sicher, dass die Bewerberinformationen reibungslos zwischen den Plattformen ausgetauscht werden. So können sich die Personalverantwortlichen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt sich mit der manuellen Dateneingabe zu befassen, die oft zu kostspieligen Fehlern führt.

Stellen Sie sich eine Personalerin vor, deren Unternehmen auf Datenautomatisierung umgestellt hat. Sie sitzt gemütlich im Zug, mit einer Tasse Kaffee und einer Zeitung, während sie ihren Laptop oder ihr Telefon auf den bevorstehenden Arbeitstag überprüft.

Stellen Sie sich nun den Personalverantwortlichen vor, der die Integrationsanschlüsse noch nicht entdeckt hat. Er kommt am Bahnhof an, eine Minute nachdem der Zug den Bahnsteig verlassen hat, und steht da, mit der Aktentasche in der Hand, und sieht zu, wie der Zug die Gleise hinunterfährt und in der Ferne verschwindet. Wieder verliert er Zeit und verpasst eine weitere Chance.

Die Vorteile der ATS-Integration

Zeitersparnis

• Geringere Dateneingabe: Die manuelle Eingabe und Wiedereingabe von Daten in mehrere Systeme ist zeitaufwändig und mühsam. Diese Tatsache ist unbestreitbar. Die Automatisierung verändert diesen Prozess, indem sie die einmalige Eingabe von Daten und deren mühelose gemeinsame Nutzung in verschiedenen Systemen ermöglicht.
• Erhöhte Effizienz: Durch die Integration müssen Personalverantwortliche nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und haben mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie die Kontaktaufnahme mit Bewerbern und bestehenden Mitarbeitern. Eine Studie von Aptitude Research ergab, dass 68 % der Unternehmen, die in Einstellungssoftware investiert haben, dies taten, um Geschwindigkeit und Effizienz zu steigern.

"Ich kann mir nicht vorstellen, welchen Aufwand wir jetzt betreiben müssten, um Neueinstellungen, Versetzungen und Beförderungen allein manuell zu aktualisieren. Die Datenintegration spart uns eine Menge Zeit und Mühe, und es geht alles so schnell!" - Laura Ferem, IT Business Systems Analyst, Satellite Healthcare

Verbesserte Erfahrung

• Straffes Verfahren: Bewerber profitieren von einem effizienteren Bewerbungsprozess mit weniger Verzögerungen. Die ATS-Integration macht Bewertungen, Hintergrundüberprüfungen und die Planung von Vorstellungsgesprächen zu einem Kinderspiel und verbessert das Gesamterlebnis.
• Bessere Arbeitsmoral: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben entlastet die Automatisierung die HR-Teams, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer besseren Erfahrung für die Bewerber führt.

"Ein schlüsselfertiger Konnektor hat unser HR-Team von über 20 Stunden mühsamer manueller Dateneingabe pro Monat befreitund trug zu einer bemerkenswerten Steigerung der Arbeitsmoral um 100 % bei. Die einfachste Integrationslösung, die ich je erlebt habe." - Theresa Mastellon, Direktorin, Personalwesen, Hopscotch Primary Care

Beschleunigter Onboarding-Prozess

• Neue Mitarbeiter starten schneller: Sobald ein Bewerber eingestellt ist, werden seine Daten schnell in die zentralen HR-Systeme, die Gehaltsabrechnung und andere notwendige Tools übertragen. Dies beschleunigt das Onboarding und ermöglicht es neuen Mitarbeitern, schneller zum Unternehmen beizutragen.
• Maximieren Sie Ihre Produktivität: Die ATS-Integration verringert den mit dem Onboarding verbundenen Verwaltungsaufwand und ermöglicht es den HR-Teams, sich auf die effektive Einführung und den Übergang neuer Mitarbeiter zu konzentrieren.

"Mit der Integration von Flexspring, haben wir unzählige Stunden gespart, indem wir manuelle Verwaltungsaufgaben vermieden habenso dass wir uns auf die Rekrutierung konzentrieren können. Wir müssen nicht über die Integration nachdenken - es passiert einfach!" - Jeremy Schwartz, Personalreferent für Unternehmen, M3

Erhöhte Datengenauigkeit und Sicherheit

• Fehlerreduzierung: Die manuelle Dateneingabe führt leicht zu Fehlern. Die Automatisierung gewährleistet eine genaue Dateneingabe und eine konsistente Pflege über alle Systeme hinweg, wodurch das Risiko von Fehlern verringert wird.
• Verbesserte Sicherheit: Die Beschränkung des Zugriffs auf sensible Daten auf die wenigen Mitarbeiter, die sie wirklich benötigen, erhöht die Datensicherheit. Die Datenintegration gewährleistet die sichere Verwaltung und den Schutz von Informationen.

Gemeinsame ATS-Integrationsbeispiele

Die meisten Personalabteilungen beginnen mit der Automatisierung von Neueinstellungen, um den Einstellungsprozess und das Onboarding zu beschleunigen. Zwar gibt es unzählige Verbindungsoptionen, doch beginnen HR-Teams häufig mit der Integration ihres ATS mit den folgenden gängigen Systemen.

Gehaltsabrechnungssysteme

Die Integration eines ATS mit einem Gehaltsabrechnungssystem verbindet nahtlos die wesentlichen Daten, die für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung für neue Mitarbeiter benötigt werden. Diese Integration rationalisiert den Onboarding-Prozess, macht ihn schneller und effizienter und gewährleistet die Sicherheit sensibler Daten. Die Automatisierung revolutioniert den Prozess, insbesondere für Unternehmen, die acht oder mehr Mitarbeiter pro Monat einstellen - eine echte Zeitersparnis für vielbeschäftigte Personalverantwortliche.

Apps zur Bewertung von Bewerbern

Mit einer App zur Bewerberbeurteilung erhalten Personalverantwortliche einen vollständigen Überblick über die Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen der einzelnen Bewerber. Der Arbeitgeber kann dann beurteilen, ob eine Person für die Stelle geeignet ist. Durch Automatisierung werden die in der App zur Bewerberbewertung gespeicherten Informationen mit dem ATS verknüpft, sodass der Arbeitgeber auf alle Daten im Profil des Bewerbers zugreifen kann.

Die automatisierte Datenverbindung führt auch zu einem reibungsloseren Bewerbungsablauf, d. h. der nächste Schritt kann automatisch erfolgen, sobald der Bewerber die Anforderungen erfüllt hat - keine manuelle Dateneingabe mehr. Das Ergebnis? Durch die Integration entfallen durchschnittlich 20 Minuten Projektmanagement und manuelle Dateneingabe pro Bewerber.

"Wir haben jetzt etwa 3.000 Mitarbeiter und stellen jeden Monat fast 200 neue Mitarbeiter ein, insbesondere für unsere Lagerpositionen. Wir brauchten eine bessere Nutzung unserer Bewerberbewertungen um zu verstehen, wen wir einstellen wollen. Wir nutzten es intern, aber wir wollten es auf die Rekrutierung ausweiten, und Flexspring konnte Predictive Index in das Rekrutierungsmodul von UKG integrieren. Es war von Anfang an ein reibungsloser Prozess. Wenn Unternehmen keine Zeit für manuelle Aufgaben haben, brauchen sie Datenintegration." - HRIS-Administrator, Automobilzulieferer

Hintergrund-Checks

Die Automatisierung von Hintergrundprüfungen spart Personalverantwortlichen wertvolle Zeit. Diese Informationen können jedoch sensibel sein und sollten sicher behandelt werden. Die Integration eines ATS mit Hintergrundprüfungen bietet eine sichere, rationalisierte Lösung. Sobald ein Kandidat einen bestimmten Punkt im Einstellungsprozess eines Unternehmens erreicht hat, sendet diese Integration automatisch die Daten des Kandidaten an das Hintergrundprüfungssystem. Sobald die Hintergrundprüfung abgeschlossen ist, kehren die Informationen automatisch zum ATS zurück, wodurch Daten gesichert und Zeit gespart werden.

Zusammenfassung

Die Integration von Bewerberverfolgungssystemen rationalisiert die Personalarbeit, indem sie Systeme miteinander verbindet, Zeit spart, die Genauigkeit erhöht, die Datensicherheit verbessert und die Erfahrung sowohl für die Personalabteilung als auch für die Bewerber steigert. Durch die automatische Verknüpfung von Gehaltsabrechnung, Bewertungstools und Hintergrundprüfungen optimieren Unternehmen ihre HR-Workflows. Die ATS-Integration hebt Ihren Einstellungsprozess auf die nächste Stufe und schafft einen effizienteren und effektiveren Weg, um auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt Top-Talente zu gewinnen.