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Integración de datos de RRHH
Guías de integración
Acerca de
La integración de datos, en el contexto de los sistemas de RR.HH., comparte automáticamente los datos de los puestos, candidatos y empleados entre las aplicaciones de RR.HH. o centraliza los datos de varias fuentes en una base de datos.
La integración de datos y la automatización representan la próxima ola en la mejora de la eficiencia y la productividad de RRHH. Con la integración de datos, los profesionales de RR.HH. pueden centrarse en las cuestiones estratégicas que hacen crecer una empresa, en lugar de perder el tiempo con la doble introducción manual de datos entre las aplicaciones de RR.HH. Esto es lo que necesita saber sobre cómo la integración de datos de RR.HH. puede ayudar a su empresa.
Los profesionales de RRHH adoran sus aplicaciones. Para gestionar y hacer crecer las empresas, los departamentos de RRHH necesitan aplicaciones para buscar candidatos, gestionar la contratación, gestionar a los empleados y pagarles. El número de aplicaciones aumenta cada año a medida que las empresas sustituyen los sistemas heredados, se fusionan con diferentes entidades y operan en distintos países. "Por término medio, los grandes departamentos de RR.HH. tienen ahora 11 sistemas de registro", escribe Josh Bersin para Human Resource Executive.
Mientras que el software de RRHH mejora la productividad, el principal problema del modelo SaaS es que los datos residen en silos desconectados en la nube. El silo significa que los datos de los empleados tienen que ser reingresados manualmente de programa a programa cada vez que se agrega una nueva contratación. Eso presenta un serio obstáculo para la eficiencia. Además, los datos de los empleados deben ser actualizados en múltiples programas cuando ocurre algo tan simple como un cambio de domicilio. Los informes completos también son imposibles a menos que una organización pueda ver todo el panorama.
"La integración de datos de RRHH resuelve el problema de los silos de datos compartiéndolos automáticamente entre aplicaciones.
La integración de datos puede mejorar significativamente la moral de los departamentos de RR.HH. al agilizar los procesos y liberar a los profesionales de RR.HH. para que puedan centrarse en iniciativas más estratégicas.
Al automatizar las tareas de integración de datos, como la eliminación de la doble introducción manual de datos y la sincronización de datos en varios sistemas de RR.HH., los profesionales pueden ahorrar un tiempo y un esfuerzo valiosos. Esta reducción de las cargas administrativas les permite dedicar más atención al análisis de las tendencias y percepciones derivadas de los datos integrados."
Consulte el perfil corporativo de Flexspring, "¿Por qué la integración de datos de RR.HH.?" que presenta un caso práctico de integración de datos de clientes con Don Oleski, Director de TI de MAPEI Americas.
Con la integración de datos de RR.HH., los escenarios más comunes implican compartir datos de un programa a otro. Cualquier flujo de trabajo en el que su equipo actualmente pasa papeles entre escritorios o reintroduce manualmente los datos de una pantalla a otra en aplicaciones de RRHH puede ser racionalizado con el intercambio automático de datos. Tan pronto como los datos de los empleados se introducen o actualizan en un programa, dichos datos aparecen automáticamente en cada aplicación conectada, dándole continuidad de datos a lo largo de su flujo de trabajo de RRHH.
Siempre hay al menos dos lados en cualquier integración de datos. Tienes que sacar datos de una aplicación de origen y llevarlos a una aplicación de destino. Suena bastante fácil, ¿verdad?
El reto es que no hay dos aplicaciones de software que nombren los campos de sus bases de datos de la misma manera, y no hay dos API de software que manejen los datos de la misma manera. Con frecuencia, los datos de origen tienen que ser transformados y mapeados para cumplir los requisitos de datos únicos de una aplicación de destino. Por ejemplo, al integrar las nuevas contrataciones de Greenhouse a ADP para la nómina, es crucial saber que los datos del campo "jobs.name" en Greenhouse debe mapear al campo "Job Title" en ADP y que "SSN" mapea a "Tax ID".
Ahora añada la complejidad que casi todas las aplicaciones de RRHH -como característica- han dado a los profesionales de RRHH la capacidad de crear campos personalizados únicos para su negocio y podrá entender por qué casi todas las integraciones requieren algún grado de personalización.
Hace años, la integración de datos requería que un equipo interno de TI o un equipo externo de consultores de integración escribiera guiones personalizados para sacar datos de una aplicación y escribir guiones personalizados para empujar los datos a la otra aplicación. Esto requería mucho tiempo y recursos. De hecho, la integración de datos solía ser un proceso lento y doloroso. Y cuando la API se actualizaba o alguien cambiaba un campo personalizado en la base de datos, los scripts de integración se rompían.
Para facilitar la integración de datos de RR.HH., los expertos de Flexspring añadieron una solución de middleware para gestionar la compleja asignación de datos. Ahora, los conectores preconfigurados extraen datos de la aplicación de origen y la plataforma de middleware mapea y transforma los datos utilizando reglas de negocio ilimitadas. A continuación, un conector predefinido introduce los datos en la aplicación de destino.
Flexspring iPaaS (plataforma de integración como servicio) se diseñó exclusivamente para satisfacer los complejos requisitos del software de RRHH y acelerar la integración. Con conectores llave en mano y personalizados que se ejecutan en Flexspring iPaaS, las integraciones de datos que solían tardar seis meses ahora se completan de forma rutinaria en dos a seis semanas.
Flexspring ha sido pionera en un enfoque de integración de datos que proporciona conectores tanto llave en mano como personalizados. Los conectores llave en mano funcionan directamente para un conjunto estándar de campos. Los conectores personalizados pueden modificarse para satisfacer las necesidades específicas de una empresa e incorporar campos personalizados.
La integración de los sistemas de RR.HH. ofrece numerosas ventajas a las organizaciones, permitiéndoles optimizar la gestión de sus recursos humanos. Al aprovechar el poder de la integración de datos de RR.HH., las organizaciones pueden desbloquear estos beneficios, optimizando sus operaciones de RR.HH. e impulsando el éxito general del negocio. A continuación se ofrece una visión general de siete ventajas clave:
Cualquier flujo de trabajo en el que su equipo pase actualmente papeles entre escritorios o vuelva a introducir manualmente los datos de una pantalla a otra en las aplicaciones de RRHH puede agilizarse con el intercambio automático de datos.
"A medida que una empresa crece en tamaño y complejidad, considero que la introducción manual de datos es un procedimiento cada vez más derrochador y difícil. No es escalable, ya que los esfuerzos manuales no pueden seguir el ritmo del creciente volumen de datos de RRHH. En lugar de cargar con monótonas actividades de introducción de datos, los profesionales de RR.HH. deberían centrarse en objetivos estratégicos.
La integración de datos comparte automáticamente los datos de una aplicación de origen con una aplicación de destino. Por ejemplo, tan pronto como un gerente de contratación presiona el botón de contratación en su ATS, todos los datos de los empleados necesarios para procesar la nómina pueden ser enviados a su aplicación de nómina. La incorporación de nuevos empleados puede ser instantánea en lugar de requerir horas de introducción manual de datos dobles.
Dependiendo de la cantidad de datos de candidatos y registros de empleados que su empresa maneje, las integraciones de datos pueden ahorrar varios días de trabajo por mes o incluso varios empleados a tiempo completo que valgan la pena.
"La integración de datos puede mejorar drásticamente la moral de los departamentos de RRHH al liberar recursos y permitir que los profesionales de RRHH centren su energía en tareas estratégicas.
Por ejemplo, la integración de los datos de los portales de empleo en un sistema como el HRMS (Human Resource Management System, sistema de gestión de recursos humanos) proporciona acceso instantáneo a los registros de los candidatos, lo que reduce el tiempo dedicado a conservarlos. Esto no solo permite a los responsables de selección y contratación centrarse en actividades más significativas, como concertar entrevistas o prestar servicios de consultoría que promuevan el crecimiento de la organización, sino que también elimina los errores causados por la doble introducción manual de datos.
En última instancia, la integración de datos ahorra tiempo, aumenta la precisión de las operaciones y permite tomar decisiones con rapidez, lo que se traduce en una mejora de la moral de los empleados."
La integración de datos libera a los profesionales de RR.HH. para que se concentren en el trabajo estratégico que hace crecer su negocio. La integración de datos en tiempo real también crea continuidad de datos en toda la organización. Su equipo de RR.HH. ya no tiene que esperar a que se introduzcan los registros, ni consultar con otros para ver si pueden ejecutar informes sobre conjuntos de datos actualizados.
Con la integración de datos de RRHH, su equipo de RRHH puede centrarse en las tareas más importantes.
"La integración de Greenhouse en Predictive Index de Flexspring nos ha cambiado las reglas del juego . Lo que antes era un proceso de 10-20 minutos se ha reducido a un minuto. Con esta integración, ahorramos fácilmente 10 horas a la semana en la revisión de candidatos.
Ahora, podemos recoger más información, ampliar nuestra reserva de candidatos, y aumentar la cantidad de puestos que podemos centrarnos en llenar cada semana. Ya estamos viendo como nuestro tiempo para llenar una posición disminuye.
Simplemente, si envías más de 10 candidatos a la semanaPredictive Index, lo notarás. Si estás enviando más de 20 IP's a la semana, te molestará si no tienes esta integración."
La tediosa reintroducción de docenas de campos de datos de una aplicación a otra generalmente conduce a errores de escritura y de introducción manual de datos. La integración de datos reduce en gran medida los errores manuales.
Y en los casos en los que se ha producido un error, hacer un cambio en un sistema puede hacer que la corrección actualizada se aplique en cascada a otras aplicaciones de RRHH, por lo que ya no es necesario buscar en todos los sistemas para comprobar si hay errores.
Uno de los retos a los que se enfrentan los profesionales de RR.HH. cuando vuelven a introducir datos manualmente en varias aplicaciones de RR.HH., incluidas las aplicaciones de nóminas, es la incoherencia de los datos. La introducción manual aumenta el riesgo de errores y discrepancias, lo que provoca que la información de los empleados no sea coherente en todos los sistemas. Estas incoherencias afectan a los cálculos de nóminas, la administración de beneficios y la precisión de los informes.
"Los profesionales de RRHH deben dedicar tiempo y esfuerzo adicionales para verificar y corregir las incoherencias de los datos, lo que introduce posibles errores humanos. Para hacer frente a este reto, las soluciones de gestión de datos racionalizadas, y los sistemas de RRHH integrados son cruciales para minimizar los problemas y garantizar la integridad de los datos."
La gente de RRHH prefiere trabajar en cosas estratégicas que hacen crecer a una empresa que en la introducción manual de datos. Todo el mundo está feliz de dejar el trabajo de esclavo. Los trabajadores jóvenes, en particular, son los más rápidos en preguntar, "¿No puede el ordenador hacer esto por nosotros?"
Con la integración de datos, tienen razón.
"La integración de Taleo Enterprise de Flexspring con Oracle HCM nos está ahorrando entre 20 y 40 horas a la semana, básicamente un empleado a tiempo completo. Estamos recibiendo comentarios muy positivos de los responsables de contratación y de operaciones. Ya no tienen que tocar los registros ni hacer malabarismos con formularios de papel para reintroducirlos manualmente. La gente está contenta de renunciar a ese trabajo pesado. Tenemos la sensación de que esta integración marca la diferencia".
"En mi opinión, la integración de datos permite a los profesionales de recursos humanos aprovechar al máximo los datos de los empleados para mejorar y adaptar la experiencia de éstos. Los departamentos de RRHH pueden adquirir una visión holística de las necesidades, preferencias y oportunidades de desarrollo profesional de los empleados integrando tecnologías de RRHH como la gestión del rendimiento, la gestión del aprendizaje y las plataformas de feedback de los empleados".
Este enfoque integrado permite a los profesionales de RRHH crear iniciativas personalizadas, programas de formación y estrategias de reconocimiento que mejoran la pertenencia y la felicidad de los empleados. La moral y la motivación aumentan de forma natural a medida que los profesionales de RRHH ven el impacto positivo de sus esfuerzos en el compromiso y la retención de los empleados."
La integración de datos reduce la creación de cuentas de usuario innecesarias, perfiles de empleados duplicados y personas involucradas en la introducción manual de datos.
Con la integración de datos, menos personas necesitan tocar los registros de los empleados y menos personas están expuestas a los datos confidenciales de los empleados, lo que aumenta la seguridad.
Otras integraciones de datos de Flexspring no almacenan los datos de los empleados. Simplemente pasan los paquetes de información a través de conexiones seguras. De hecho, Flexspring cuenta con la certificación SOC 2 del AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) por su gestión segura de los datos.
Los integradores de datos nunca se toman vacaciones ni necesitan un día de enfermedad. Una vez activadas, las integraciones de datos y las automatizaciones funcionan las 24 horas del día.
Con tanta gente trabajando a distancia desde casa, la integración de datos asegura que los trabajadores siempre tengan acceso a los datos más recientes y no tengan que secundar informes de adivinanzas, el estado de un candidato o un anuncio de trabajo.
"Hemos obtenido grandes beneficios automatizando la integración de datos entre nuestros procesos de RR.HH. y el equipo de contabilidad. El equipo de contabilidad solicita exactamente los mismos datos todos los meses para preparar los estados financieros. En una fase anterior, los informes requerían muchos ajustes manuales para que el equipo de contabilidad los tuviera en el estado correcto.
Ahora, los informes se exportan o se introducen directamente en el sistema contable, tal cual. Esto ahorra incontables horas, sobre todo a principios de mes".
Debido a las adquisiciones, a las diferentes ubicaciones y a los sistemas heredados, muchas organizaciones dependen de múltiples aplicaciones de recursos humanos para realizar trabajos similares. Puede ser imposible para los líderes ver el cuadro completo de su organización sin una información exhaustiva de un conjunto de datos unificados.
La integración de datos permite que múltiples aplicaciones contribuyan a un almacén de datos unificado dentro de una empresa, de modo que las herramientas de información integral puedan proporcionar informes vivos y precisos.
"Creo que a menudo hay una falta de sincronización de datos en tiempo real entre los diferentes sistemas de RRHH cuando los profesionales de RRHH vuelven a introducir los datos manualmente. Esto significa que las actualizaciones o modificaciones realizadas en un sistema pueden no reflejarse instantáneamente en otros. Trabajar sin integración de datos puede dar lugar a errores y discrepancias, generando confusión e ineficiencias en los procesos de RRHH."
Los sistemas de RRHH se conectan a través de varios métodos para permitir una integración de datos sin fisuras. El enfoque más común es la integración de API a API a través de la nube, lo que garantiza el intercambio de datos casi en tiempo real. Las API sirven como puentes de comunicación entre las aplicaciones de RRHH, facilitando un intercambio de datos rápido y fiable.
Sin embargo, no todas las aplicaciones de RRHH disponen de API completas. En estos casos, se utilizan transferencias de archivos programadas, en las que los datos se exportan e importan a intervalos predefinidos. Mientras que la integración API es rápida y fiable, las transferencias de archivos programadas ofrecen una solución para las API limitadas o los requisitos que no son en tiempo real. Las organizaciones deben evaluar sus sistemas de RR.HH. para determinar el mejor método de integración. El objetivo es establecer un ecosistema de RR.HH. conectado en el que la información fluya sin problemas, garantizando la precisión y la eficacia de los procesos de RR.HH.
Debido a que las aplicaciones de recursos humanos son tan complejas y a menudo utilizan múltiples API para extraer varios conjuntos de datos, la integración de datos moderna se centra en los casos de uso. Por ejemplo, traer los datos de la nómina desde ADP el Libro Mayor General de NetSuite implica datos muy diferentes a los de las actualizaciones de los empleados de ADP NetSuite que pueden incluir cambios de dirección.
Algunas integraciones de datos pueden implicar tan sólo 14 campos. Otras, 192 campos. En cada caso, el mapeo de datos y el intercambio automático de datos ahorran a los profesionales de RR.HH. el tiempo y la preocupación de tener que volver a teclear los datos manualmente en otra aplicación.
Flexspring ha creado un libro blanco de los 52 casos de uso más populares para la integración de datos que los departamentos de RRHH utilizan para agilizar los procesos de RRHH. Este libro blanco también delinea los casos de uso más populares por aplicaciones de software. Puede ver casos de uso reales de cómo diferentes empresas utilizan la integración de datos para aumentar la productividad y la eficiencia.
En conclusión, la integración de datos de RRHH ofrece numerosas ventajas que permiten a las organizaciones optimizar la gestión de sus recursos humanos. Al aprovechar el poder de la integración de datos de RR.HH., las empresas pueden aumentar la productividad, eliminar errores manuales, mejorar la seguridad de los datos y permitir la elaboración de informes exhaustivos. La integración de los sistemas de RR.HH. elimina la doble introducción manual de datos, que tanto tiempo consume, permitiendo a los profesionales de RR.HH. centrarse en las tareas estratégicas que impulsan el crecimiento del negocio.
Con una integración de datos perfecta, los equipos de RR.HH. pueden agilizar los flujos de trabajo, aumentar la eficacia y garantizar la continuidad de los datos en toda la organización. Al evaluar sus sistemas de RR.HH. y adoptar los métodos de integración adecuados, las organizaciones pueden desbloquear las ventajas de la integración de los sistemas de RR.HH. y allanar el camino para mejorar las operaciones de RR.HH. y el éxito empresarial en general.
Para ayuda con la integración de datos de RR.HH., contacte:
YAN COURTOIS
Consejero Delegado, Socio Fundador
917-618-9536 - sales@flexspring.com
G2 Crowd valora Flexspring con 4,5 de 5 estrellas y recomienda Flexspring.
