"Probamos otros proveedores de integración antes, pero no cumplieron. Flexspring nos escuchó y creó la integración que queríamos. Dijimos aquí es donde estamos, y aquí es donde queremos estar, así que háganlo realidad, ¡y Flexspring lo hizo! Al utilizar la integración, hemos superado algunos grandes problemas y ahorrado muchísimo tiempo". - Rob Pham, Vicepresidente de Tecnología de la Información, Wen JAI Restaurant Group
Reto de integración
Wen JAI Restaurant Group es un franquiciado de múltiples unidades de restaurantes Wendy's con más de 200 locales y más de 6.000 empleados en Florida, Texas, Nuevo México y Tennessee. Introducir y reintroducir manualmente la información vital de miles de empleados creaba múltiples problemas que afectaban a los resultados de Wen JAI. Después de implementar ADP Vantage HCM como su HRIS, necesitaban una integración perfecta con su sistema de punto de venta, Aloha POS. Antes de la integración, los gerentes introducían las nuevas contrataciones en ADP, realizaban múltiples cambios en la información de los empleados existentes y, a continuación, iban al sistema de punto de venta y volvían a introducir la misma información para elaborar los calendarios de trabajo, registrar las horas trabajadas y corregir los errores de los relojes de fichar: toda la información administrativa necesaria para el funcionamiento de su empresa. La introducción manual de datos también significaba que el equipo de nóminas a menudo no detectaba los errores de conciliación hasta el último momento, y se apresuraba a cortar las nóminas.
Solución de integración
Utilizando ADP Vantage HCM como su HRIS, Wen JAI sabía que podía recurrir a ADP Marketplace Platinum Partner, Flexspring, para crear integraciones personalizadas para conectar ADP con Aloha POS. La solución eliminó la laboriosa introducción manual de datos y los errores humanos asociados a ella. Ahora, las nuevas contrataciones, los datos de nóminas, el control de presencia y las actualizaciones de los empleados se sincronizan automáticamente entre ADP y Aloha. La integración incluso aumentó la seguridad al detectar el fraude asociado a los empleados fantasma.
Casos de uso de la integración
Nuevas contrataciones y actualizaciones de empleados de ADP Vantage HCM a Aloha POS
Cuando un gestor pulsa el botón de nuevas contrataciones en ADP, los datos de las nuevas contrataciones se sincronizan automáticamente en Aloha casi en tiempo real con la información esencial necesaria para acceder a la funcionalidad de Aloha. Esto ayuda a que cada nuevo trabajador se incorpore inmediatamente.
Además, tan pronto como los datos de los empleados cambian en ADP, los datos se actualizan automáticamente en Aloha casi en tiempo real. Esto garantiza que todos los datos de los empleados necesarios para mantener a los trabajadores en la planta se mantengan actualizados.
Cálculo del tiempo de perforación de Aloha a ADP
Automatice completamente el intercambio de datos de tiempo y asistencia. Esta integración de manos libres elimina la entrada de datos propensa a errores asociada a la transmisión de datos de entrada y salida de las hojas de tiempo semanales, quincenales o diarias de Aloha POS a ADP. El equipo de nóminas puede generar informes cada hora para que los gerentes y los directores generales puedan ver las horas de los empleados, el estado de las horas extras y el total de horas para un restaurante en particular.
Las características más interesantes de esta integración
La integración de ADP en Aloha ahorra tiempo y dinero al automatizar los informes de horas de trabajo y aumentar la seguridad de los datos.
"Antes de la integración, un directivo deshonesto podía entrar en el sistema y crear un empleado que no existía: un empleado fantasma", explica Pham. "Creaban un nuevo empleado falso y hacían que el depósito directo fuera a su cuenta bancaria. Entrarían y saldrían como ese empleado fantasma mientras trabajan y luego cobrarían la nómina de ese empleado que no existe. Ahora con la integración, si un gerente deshonesto crea un nuevo empleado falso a través de Aloha, el ID del empleado generado a través de ADP no coincidirá con el empleado creado en Aloha. Cuando los archivos se cargan en ADP a través de Flexspring, los registros erróneos se rechazan porque se trata de un empleado inexistente. La integración nos ayudó enormemente al aumentar la seguridad".
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