Imagine su primer día en un nuevo trabajo: la emoción, los nervios, la anticipación, la esperanza de una transición sin problemas. Ahora, imagine que es un profesional de RR.HH. y que su objetivo es garantizar que todos los nuevos empleados se sientan respaldados, valorados y preparados para empezar a trabajar. La automatización de la incorporación es la llave que abre este objetivo y le da vida. La automatización de tareas repetitivas despeja el camino para una experiencia de incorporación más atractiva, eficiente y sin errores.
Al aprovechar la tecnología para automatizar tareas tediosas como la introducción de datos y el procesamiento de documentos, los equipos de RR.HH. pueden canalizar los recursos hacia proyectos que impulsen el compromiso y la retención de los empleados. La automatización de la incorporación es la práctica moderna de RRHH que pone en marcha una eficiencia superior y experiencias excepcionales para los empleados, objetivos que todos los departamentos de RRHH de primer nivel se esfuerzan por alcanzar.
Proceso de incorporación de RR.HH.
Antes de la automatización, los profesionales de RR.HH. hacían malabarismos con innumerables tareas administrativas para poner al día a los nuevos empleados. Estas tareas son esenciales, pero a menudo tediosas, desde recopilar información sobre las prestaciones hasta garantizar una configuración precisa de las nóminas. El objetivo es preparar a los nuevos empleados para sus funciones, pero el proceso es como vadear un pantano fangoso.
Con integraciones de datos inteligentes, la mayoría de estas tareas pueden automatizarse. Imagine un equipo de relevos en el que cada corredor pasa el testigo al siguiente sin dudarlo. La automatización garantiza un traspaso fluido en el proceso de incorporación, lo que permite a los profesionales de RRHH centrarse en los aspectos más significativos de dar la bienvenida a los nuevos empleados.
¿Qué importancia tiene la automatización en un proceso de incorporación fluido? Según un estudio del Human Capital Institute, "el 69 % de los empleados afirman que es probable que permanezcan en una empresa durante al menos tres años tras una gran experiencia de incorporación."
Los retos de la incorporación manual de empleados
Antes de la automatización, los profesionales de RR.HH. se encuentran en las trincheras de la incorporación, introduciendo datos manualmente en varias aplicaciones de RR.HH. distintas para cada tarea administrativa. Esto hace que el proceso de incorporación sea una lucha, una batalla cuesta arriba.
Tareas tediosas para RRHH
La introducción manual de datos es la pesadilla de cualquier profesional de RRHH. Sin automatización, cada detalle de cada nuevo empleado tiene que introducirse varias veces en varios sistemas, lo que consume un tiempo valioso y aumenta la probabilidad de errores. Este tedioso proceso se convierte rápidamente en monótono y desvía la atención de tareas de incorporación más estratégicas, como la orientación y la formación.
Experiencia de contratación mediocre
La introducción manual de datos suele dar lugar a una experiencia poco satisfactoria para los nuevos empleados. Los retrasos, las imprecisiones y las ineficiencias pueden frustrar y desmotivar a los nuevos empleados desde el principio. Imagínese que llega a una fiesta y se encuentra con que el anfitrión se apresura a preparar los preparativos: no es la cálida bienvenida que esperaba. Los errores en la introducción manual de datos suelen causar complicaciones con las nóminas, la inscripción en las prestaciones o el acceso al sistema, lo que provoca confusión y una mala primera impresión. Y, como todos sabemos, las primeras impresiones son difíciles de cambiar.
Errores en las tareas administrativas
Cuanto más manual es la tarea, mayor es el riesgo de error humano. La monótona tarea de introducir una gran cantidad de datos aumenta la probabilidad de cometer errores, lo que requiere tiempo y esfuerzo adicionales para corregirlos. Esto atasca todo el flujo de trabajo de incorporación, frustra a los nuevos empleados y empaña la experiencia con su nuevo empleador. La introducción manual de datos no sólo introduce errores, sino que también socava la eficiencia del flujo de trabajo, lo que repercute negativamente en la productividad y la calidad del servicio.
¿Qué es la automatización del embarque?
La automatización de la incorporación es como pasar de un coche de caballos a un tren de alta velocidad. Revoluciona los flujos de trabajo al convertir las tareas manuales en procesos digitales automatizados, minimizando el tiempo dedicado a actividades repetitivas como la introducción de datos de los empleados en varios sistemas.
La integración de datos es el motor de la automatización de la incorporación. Permite compartir datos entre aplicaciones en tiempo real, garantizando que todos los sistemas estén actualizados con información precisa. Cuando los datos se introducen en un sistema, se completan en todas las plataformas, lo que acelera el proceso de incorporación y libera a los profesionales de RRHH de la pesada tarea de introducir varios datos.
Ejemplos de procesos de incorporación automatizados
Las integraciones automatizadas de incorporación organizan los datos, aceleran las tareas, reducen el trabajo administrativo y aumentan la seguridad de los datos. Estas herramientas automatizadas ahorran tiempo, agilizan los procesos de RRHH y permiten a los profesionales centrarse en lo que realmente importa: reforzar el compromiso y el éxito de los empleados.
Nueva contratación en ATS a un sistema central de RR.HH.
Los departamentos de RRHH y los responsables de contratación utilizan sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) para gestionar la contratación e identificar a los buenos candidatos. Cuando un empresario contrata a un nuevo empleado, la información debe introducirse en la aplicación Core HR. La integración entre un ATS y un sistema Core HR garantiza que toda la información necesaria esté lista y funcionando desde el primer día, eliminando la necesidad de introducir datos dos veces. Nadie se unió a RRHH para realizar tareas manuales.
"No puedo imaginar el esfuerzo que nos llevaría ahora actualizar manualmente las nuevas contrataciones, los traslados y los ascensos por sí solos. La integración de datos nos ahorra una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo, ¡y todo sucede tan rápido!". - Laura Ferem, analista de sistemas empresariales de TI, Satellite Healthcare
Nueva contratación en ATS o Core HR App a Nómina
La integración de un ATS con un sistema de nóminas crea una conexión de datos perfecta para procesar eficazmente las nóminas de los nuevos empleados. Esta integración agiliza el proceso de incorporación, reduce las tareas administrativas, ahorra tiempo y protege la información confidencial.
"Antes de ponernos en contacto con Flexspring, cada vez que teníamos una nueva contratación, introducíamos manualmente toda la información en BambooHR, y luego teníamos que volver a hacerlo para Paylocity. Perdíamos mucho tiempo introduciendo y volviendo a introducir la información. La integración de Nuevas Contrataciones y Actualizaciones de Empleados que Flexspring implementó fue muy fluida y nos ahorra tiempo." - Dany Saade, Controlador Corporativo, One Concern
Nueva contratación desde ATS o aplicación principal de RR.HH. a aplicación de beneficios
Durante la incorporación, los empleados suelen inscribirse en las prestaciones. La integración transfiere sin problemas los datos de los empleados desde el Core HR o ATS a la aplicación de beneficios. Como resultado, el proceso de inscripción se acelera y la carga de trabajo de los equipos de RR.HH. disminuye. Este proceso optimizado garantiza una experiencia de inscripción a beneficios más eficiente y segura tanto para los empleados como para los equipos de RR.HH.
Encontrará más ejemplos de automatización de la incorporación en este exhaustivo artículo técnico: Los 52 casos de uso más populares para la integración de datos de RRHH.
Ventajas de la automatización del proceso de incorporación
Las empresas con experiencias positivas de incorporación suelen tener tasas más altas de retención de empleados. Esto sienta unas bases sólidas para los nuevos empleados, haciéndoles sentir bienvenidos, valorados y preparados para sus funciones. Cuando los empleados se sienten apoyados desde el principio, desarrollan un sentimiento de lealtad y compromiso con la organización.
Imagine la automatización de la incorporación como una máquina bien engrasada que trabaja incansablemente para establecer expectativas claras y proporcionar formación esencial, al tiempo que abre la caja de herramientas de RR.HH. que los nuevos empleados necesitan para desempeñar sus funciones y encajar en la cultura de la empresa. Una experiencia de incorporación positiva es como plantar raíces fuertes que conectan profundamente a los nuevos empleados con sus compañeros, jefes y la misión de la empresa. Esta conexión fomenta su compromiso y satisfacción, lo que hace más probable que se queden más tiempo, lo que reduce los gastos de contratación y formación. Es una gran victoria para todos.
Ahorro de tiempo
La automatización de la incorporación agiliza las tareas de RR.HH. integrando los datos en todas las aplicaciones, maximizando la precisión al eliminar la doble introducción de datos. Esta eficiencia garantiza que los nuevos empleados reciban la información a tiempo, liberando a los profesionales de RRHH para centrarse en actividades estratégicas como el compromiso y el desarrollo de los empleados.
"Con las nuevas contrataciones", afirma Tammy Mickelson, Directora de Información de Fedcap Group, "la integración nos ahorra al menos 30 minutos por cada nuevo empleado que incorporamos al automatizar los datos de Oracle a ADP. ¡Se acabó la doble introducción de datos!".
Transiciones más fluidas para los nuevos empleados
Los sistemas automatizados agilizan el papeleo, como la información personal, los formularios fiscales y los contratos, reduciendo el tiempo que los nuevos empleados dedican a tareas administrativas. Al configurar automáticamente las nóminas, las prestaciones y las cuentas de TI, se aseguran de que los nuevos empleados reciban lo que necesitan de inmediato, sin complicaciones ni retrasos. La automatización permite a los nuevos empleados incorporarse a sus funciones y al equipo desde el primer día, lo que hace que el flujo de trabajo de incorporación sea más fluido y productivo en general.
Un trabajo más satisfactorio para RRHH
Los profesionales de RR.HH. buscan tareas gratificantes que no sólo aporten satisfacción personal, sino que también beneficien a su organización. Según el Human Capital Institute, "el 54% de la gente quiere un trabajo más desafiante o emocionante". Cuando los profesionales de RR.HH. se implican en un trabajo significativo, afrontan retos y ven el impacto directo de sus esfuerzos en los individuos y en toda la organización, aumenta su satisfacción en el trabajo e impulsa su crecimiento personal. Al centrarse en la planificación estratégica, el desarrollo del talento y la orientación de los líderes, perfeccionan sus habilidades y se vuelven aún más valiosos para su equipo y sus perspectivas profesionales futuras.
Los profesionales de RR.HH. comprometidos son actores clave en la configuración de su organización. Crean programas eficaces para los empleados que mejoran la contratación, impulsan la retención y aumentan la felicidad general de los empleados. Este impacto positivo se extiende por toda la organización, mejorando su cultura y productividad. Al centrarse en iniciativas estratégicas, los profesionales de RR.HH. inspiran la innovación y la creatividad, ofreciendo nuevas ideas, políticas mejoradas y prácticas que aumentan la eficacia de la organización. En última instancia, este trabajo gratificante ayuda a prevenir el agotamiento, reduce la rotación y sienta las bases para una carrera profesional sostenible.
Preguntas frecuentes y conceptos erróneos sobre la automatización
Los debates sobre la automatización de los RR.HH. suelen centrarse en dos ideas erróneas: que reduce la interacción humana y disminuye la atención individual. Estas preocupaciones surgen del temor a que los sistemas automatizados puedan sustituir a los procesos personalizados y centrados en las personas, creando un lugar de trabajo impersonal. La verdad es que la automatización en la incorporación de RR.HH. no sólo aumenta la eficiencia, sino que también enriquece la experiencia del empleado desde el principio.
La automatización reduce la interacción humana
La automatización de los RR.HH. suele suscitar temores de que se reduzca la interacción humana, lo que hace pensar en un lugar de trabajo frío y mecánico. Sin embargo, esto no podría estar más lejos de la realidad. Al ocuparse de tareas mundanas como la introducción de datos y la programación, la automatización libera un tiempo valioso para que los profesionales de RR.HH. puedan centrarse en actividades más significativas y centradas en las personas. Este cambio les permite profundizar en la planificación estratégica, el desarrollo de los empleados y la resolución de problemas en el lugar de trabajo con creatividad y empatía.
Piense en la automatización como una herramienta que proporciona información y apoya la toma de decisiones, ayudando a los directivos a abordar de forma proactiva las preocupaciones de los empleados y a mejorar el entorno de trabajo en general. Este enfoque garantiza la coherencia y la fiabilidad, y también cultiva un lugar de trabajo que da prioridad a las necesidades y experiencias de las personas.
La automatización reduce la atención individual
Otra idea errónea es que los nuevos empleados reciben menos atención durante la incorporación con la automatización. A algunos les preocupa que los procesos automatizados puedan crear una experiencia genérica y única. En realidad, la automatización puede mejorar la personalización ofreciendo programas de formación a medida, mensajes personalizados y un apoyo administrativo eficiente. Este toque personalizado garantiza que los nuevos empleados se sientan valorados y apoyados desde el principio, estableciendo un tono positivo para su viaje dentro de la organización.
Conclusión
La automatización de la incorporación actúa como una brújula que guía al empleado desde el principio. Al ajustar los flujos de trabajo y mejorar la precisión de los datos, la automatización permite a los equipos de RR.HH. realizar operaciones más fluidas y concentrarse en iniciativas que refuerzan la retención y el triunfo de la organización. Es como trazar un rumbo que navegue por las corrientes de la eficiencia y el compromiso. Adoptar la automatización no consiste sólo en agilizar las operaciones. La automatización traza un curso para la incorporación que atrae y retiene a los mejores talentos, guiando a su organización para mantenerse ágil y productiva.
