Los equipos de RR.HH. más avanzados utilizan la automatización del flujo de trabajo de RR.HH. y la integración de datos para agilizar las tareas cotidianas y aumentar la eficacia. En los tres principales flujos de trabajo de RR.HH.: contratación, incorporación y gestión de nóminas, la automatización ofrece numerosas ventajas. La automatización de RR.HH. reduce errores, ahorra tiempo y dinero, aumenta la productividad y mejora la moral de los empleados. A través de ejemplos reales, examinemos cómo la automatización de RR.HH. ayuda a las empresas a alcanzar el éxito.
¿Qué es la automatización de RRHH?
Piense en la automatización como un motor afinado que impulsa los procesos de RR.HH. con precisión y acelera el crecimiento de la empresa a la vez que mejora el compromiso de los empleados. La automatización de RR.HH. está diseñada para mejorar la eficiencia, la precisión y la productividad, al tiempo que mejora la experiencia general de los empleados. La automatización brilla con luz propia cuando se integran diferentes sistemas de RR.HH. para crear flujos de trabajo fluidos. La integración de datos automatiza las tareas manuales repetitivas y lentas que los equipos de RR.HH. realizan habitualmente. La eliminación de estas tareas manuales permite a los profesionales de RR.HH. centrarse en iniciativas estratégicas que hacen crecer el negocio.
Los 3 flujos de trabajo de RRHH más habituales
Dentro de RR.HH., hay varios flujos de trabajo clave que gestionan eficazmente el talento y satisfacen las necesidades tanto de los empleados como de la empresa. Entre ellos, tres son fundamentales: la contratación, la incorporación y la gestión de nóminas. Vamos a profundizar en cada uno de estos flujos de trabajo, explorando su importancia, los retos comunes y el papel de la integración de datos en la optimización de su eficiencia y eficacia. Al comprender estos procesos centrales de RR.HH. y los beneficios de la integración de datos, las organizaciones pueden lograr operaciones optimizadas, experiencias mejoradas de los empleados y éxito empresarial general.
Contratación
En el flujo de trabajo de contratación, RR.HH. anuncia las vacantes, selecciona las solicitudes, realiza entrevistas y amplía las ofertas de trabajo. Este flujo de trabajo implica colaborar con los responsables de contratación, evaluar las cualificaciones de los candidatos y coordinar todo el proceso de incorporación para lograr el máximo éxito.
Imagina la integración de datos como el arquitecto de la eficiencia de la contratación, diseñando a la perfección transiciones fluidas entre los sistemas de RRHH para construir un proceso de contratación optimizado. Al igual que un arquitecto experto crea espacios fluidos e interconectados, cuando una aplicación de evaluación de candidatos se integra con un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), los datos fluyen con facilidad. Una vez que un candidato alcanza un determinado estado en el proceso de entrevista, se le guía a través de evaluaciones personalizadas mientras los resultados se canalizan para su evaluación.
"Antes, teníamos que introducir manualmente los datos en el sitio web Predictive Index , añadiendo múltiples elementos para cada candidato. Con la integración de Flexspring, hemos ahorrado incontables horas al evitar las tareas administrativas manuales, lo que nos permite centrarnos en la contratación. No tenemos que pensar en la integración, simplemente ocurre". - Jeremy Schwartz, Reclutador Corporativo, M3
Incorporación
En el flujo de trabajo de incorporación, RR.HH. recopila los documentos necesarios de los nuevos empleados y les guía a través de sesiones de orientación. Esto ayuda a familiarizar a los trabajadores con las políticas y la cultura de la empresa durante la configuración y el acceso al espacio de trabajo.
La integración de datos automatiza el flujo de trabajo de incorporación de RRHH. Cuando una empresa contrata a un nuevo empleado, los datos recopilados en el ATS se comparten con varios sistemas de RR.HH. como nóminas, HCM, beneficios, etc. En lugar de volver a introducir manualmente los datos de la nueva contratación en varios sistemas, la integración de datos automatiza el proceso. En lugar de volver a introducir manualmente los datos del nuevo empleado en varios sistemas, la integración de datos automatiza el proceso.
Por ejemplo, la integración de un ATS con un sistema de nóminas agiliza los procesos de incorporación y nómina. Cuando un responsable de contratación pulsa el botón de nueva contratación en el ATS, los datos se sincronizan a la perfección con el sistema de nóminas casi en tiempo real, lo que garantiza un procesamiento fluido de las nóminas. Esta integración simplifica el proceso de incorporación para los profesionales de RRHH.
"Un conector liberó a nuestro equipo de RRHH de más de 20 horas de laboriosa introducción manual de datos cada mes, impulsando la satisfacción general del equipo y contribuyendo a un notable aumento del 100% en la moral. La solución de integración más fácil que he experimentado nunca". - Theresa Mastellon, Directora de Operaciones de Personas, Hopscotch Primary Care
Nómina
El flujo de trabajo de las nóminas de RR.HH. es comprensiblemente complejo. Normalmente, Contabilidad recopila los datos de presencia y horarios de los empleados, los introduce en el sistema de nóminas para su procesamiento, calcula los sueldos, salarios, deducciones e impuestos, revisa la ejecución de la nómina y distribuye los pagos a los empleados. Controlar la exactitud y el cumplimiento durante todo el proceso es crucial.
Los flujos de trabajo de las nóminas de RR.HH. pueden provocar a menudo el caos entre los departamentos de RR.HH. y contabilidad. La introducción incorrecta de datos provoca grandes quebraderos de cabeza a los contables, que deben dedicar tediosas horas a encontrar y corregir los errores.
La integración de datos elimina el error humano en los flujos de trabajo de nóminas, haciendo que el proceso sea fluido y sin complicaciones. Al integrar las nuevas contrataciones desde un ATS o una aplicación central de RR. HH. a la nómina, el sistema sincroniza automáticamente los datos de las nuevas contrataciones casi en tiempo real, proporcionando la información esencial necesaria para procesar la nómina cuando una nueva contratación entra en un ATS o en una aplicación central de RR. HH.
"Con la integración de datos, ya no duplicamos manualmente el trabajo tanto en Workday como en ADP. Nuestro administrador de RRHH ahorra unas 15 horas a la semana al no tener que hacer actualizaciones manuales. Ahora tenemos integridad de datos y nunca nos preocupamos por datos no coincidentes entre sistemas porque todo está conectado. Definitivamente recomiendo la integración de datos a cualquiera que trabaje en RRHH". - Cristi Johnson, Directora de Compensación/Beneficios, EOS North America
Ventajas de la automatización de RRHH
La integración de datos proporciona a los profesionales de RR.HH. una gran cantidad de ventajas al aumentar la eficacia y crear un lugar de trabajo productivo y sin estrés. He aquí un vistazo a las principales ventajas:
Reducción de errores
La automatización de las tareas manuales mediante la integración de datos elimina prácticamente el error humano. La duplicación manual de datos es una tarea tediosa que obliga a introducir un conjunto de datos varias veces en distintos sistemas. Nadie en RRHH quiere hacer eso. La integración de datos automatiza el proceso, permitiendo a los empleados introducir el conjunto de datos una sola vez, evitando errores de doble entrada en todos los sistemas de RRHH.
Ahorro de tiempo
La automatización de RR.HH. ahorra un tiempo valioso a los profesionales más trabajadores. Cuando los equipos de RR.HH. trabajan con varios sistemas, la doble introducción manual de datos puede consumir una parte importante de la jornada laboral. La integración de datos libera a los trabajadores de la pesada tarea de introducir datos en varios sistemas. La automatización del proceso mediante la integración de datos permite a los equipos de RR.HH. centrarse en el lado humano de la gestión de recursos humanos.
"Contratamos gente nueva cada semana. Si se incluyen las nuevas contrataciones y el resto de actualizaciones y cambios de empleados, la automatización ahorra unas 20 horas al mes". - Dany Saade, Controlador corporativo, One Concern
Mejora de la productividad
La reintroducción de datos es una tarea repetitiva que consume un tiempo valioso que podría dedicarse a tareas más productivas. La integración de datos automatiza estas tareas manuales, lo que supone un alivio para los equipos de RRHH. Una vez eliminada esta carga de monotonía, la productividad de los empleados se dispara a nuevas cotas.
Aumento de la moral
Con el tiempo, la reintroducción manual de datos puede convertirse en una tarea desalentadora para los profesionales de RRHH. Las tareas tediosas y lentas contribuyen poco a inspirar o motivar a los empleados. La integración de datos automatiza estos flujos de trabajo de RR.HH., liberando a los profesionales de RR.HH. de la doble introducción de datos y dándoles tiempo para centrarse en iniciativas más productivas y satisfactorias. Los profesionales de RR.HH. pueden trabajar ahora en proyectos más gratificantes, lo que aumenta la moral de los departamentos de RR.HH.
Conclusión
La automatización del flujo de trabajo de RRHH, impulsada por la integración de datos, revoluciona las operaciones de RRHH. Desde la contratación hasta la gestión de nóminas, la automatización libera a los profesionales de RRHH de tareas repetitivas, permitiéndoles centrarse en iniciativas estratégicas.
Al profundizar en los flujos de trabajo de contratación, incorporación y nóminas, hemos destacado el papel crucial de la integración de datos en la mejora de la eficiencia en todas las funciones de RR.HH.. Además, los beneficios de la automatización de RR.HH., como la reducción de errores, el ahorro de tiempo, la mejora de la productividad y el aumento de la moral, ponen de relieve la importancia de la automatización para impulsar el éxito de la organización. Las empresas que adoptan la automatización y la integración de datos abren de par en par la puerta a un panorama de RR.HH. más eficiente y productivo, fomentando la satisfacción de los empleados y un mayor crecimiento empresarial.
